Profesjonalna organizacja konferencji. Poradnik krok po kroku.

Konferencja to wydarzenie polegające na spotkaniu się  przedstawicieli jakichś instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień

Zwykle są to rozbudowane wydarzenia dające możliwość prowadzenia rozmów w różnych grupach.

Jedną z odmian konferencji jest kongres, przewidziany dla szerokiego grona uczestników i trwający nawet kilkanaście dni. W trakcie kongresów odbywają się dziesiątki równoległych wykładów, sesji, posterów i paneli dyskusyjnych, natomiast nie organizuje się zwykle w ich ramach warsztatów i pozostawiają one mało czasu na nieformalne dyskusje. Tradycyjne konferencje skupiają znacznie mniej uczestników i trwają kilka dni. Sympozja to konferencje poświęcone węższemu zakresowi tematów, zwykle organizowane przez branże o dużej specjalizacji np. lekarze posiadający wąską specjalizację kliniczną.

Ze względu na skalę wydarzenia i ilość osób w nich uczestniczących  organizacja  konferencji czy kongresu wymaga zgrania wielu czynników, planowania, realizowania i koordynowania działań.

Wydarzenia te często wymagają również od organizatorów minimum ogólnej wiedzy o branży, a także znajomości wewnętrznych przepisów, kodeksów etyki i innych dokumentów opisujących konkretne uwarunkowania dotyczące uczestnictwa, finansowania, lokalizacji, systemu certyfikacji wydarzeń itp.

Rodzaje konferencji

Najprostszy podział konferencji to podział na konferencje międzynarodowe i krajowe.

  • konferencja krajowa – konferencja, w której biorą udział przedstawiciele co najmniej 5 jednostek naukowych,
  • konferencja międzynarodowa – konferencja, w której co najmniej 1/3 czynnych uczestników prezentujących referaty reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe,

Inny rodzaj podziału dotyczy tematyki. Konferencje dzielimy ze względu na ich przedmiot – omawiane zagadnienia warunkują bowiem to, kto będzie w danym spotkaniu uczestniczył.

  • Konferencje naukowe – skupiają grono naukowców, praktyków i osób zainteresowanych danym obszarem nauki. Podczas takich spotkań prezentowane są bardzo często wyniki badań naukowych, których wnioski mogą być publikowane.
  • Konferencje biznesowe – to wydarzenia poświęcone omawianiu zagadnień związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, zarządzaniem nim i nowym rozwiązaniom w danej branży. Najczęściej organizowane w obiektach oferujących usługi hotelowe, konferencyjne i zaplecze rekreacyjne.
  • Konferencje handlowe – mają szerszy zakres od biznesowych, obejmują nie tylko jedno przedsiębiorstwo czy grupę przedsiębiorstw, ale mogą gromadzić uczestników z wielu firm i branży.
  • Konferencje prasowe – to spotkanie z osobami reprezentującymi media, związane z ważnym społecznie wydarzeniem, gromadzą z jednej strony grupy osób, które mają do zakomunikowania ważne informacje, a z drugiej – przedstawicieli mediów.
  • Konferencje polityczne – związane z wydarzeniami politycznymi

PLAN KONFERENCJI

Przygotowanie konferencji rozpoczyna się od starannego opracowania projektu i jego budżetu. Organizacja konferencji wiąże się z wyborem odpowiedniej lokalizacji, przygotowaniem agendy spotkania, sprawnym wdrożeniem systemu rejestracji uczestników, a także fachową obsługą gości w zakresie zakwaterowania, cateringu oraz transportu w wyznaczone miejsce. Na tym etapie warto również zastanowić się nad strategią organizacji. Czy mamy na tyle doświadczenia, żeby samemu wybrać podmioty uczestniczące w procesie organizacji konferencji czasem drobnych podwykonawców czy wręcz pojedyncze usługi czy delegujemy ten proces na wyspecjalizowana agencję pozostawiając sobie jedynie kontrolę realizacji konkretnych zadań. Warto szukać firm świadczących usługę „Venue Finding” dzięki czemu uzyskamy dobry przegląd możliwych do wykorzystania lokalizacji w zadanych parametrach ilościowych i budżetowych. Będzie to oszczędność czasu i pieniędzy. Venue Finding Agencies (VFA) to agencje, które zajmują się doborem obiektu i lokalizacji do danego wydarzenia. Venue Finding Managerach (VFM) to osoby, które o obiektach wiedzą wszystko. Ich zadaniem jest pozyskanie jak największej wiedzy na temat lokalizacji, a następnie odpowiednie dopasowanie jej do oczekiwań klienta. w danym obiekcie. Co ważne atutem tych agencji jest przygotowanie oferty w bardzo krótkim czasie.

Specjalistyczne agencje zajmujące się kompleksowo organizacją konferencji

Agencje specjalizujące się w kompleksowej obsłudze i organizacji konferencji to podmioty, które poprzez swoje doświadczenie zapewniają wysoką jakość usług, indywidualne podejście do klienta, sprawność w zakresie działań organizacyjnych stają się gwarantem bezpieczeństwa i sukcesu powierzonych im do organizacji wydarzeń. Niezależnie od skali i charakteru przedsięwzięcia firmy te są wstanie zorganizować każde – przedsięwzięcie i dokonać tego na najwyższym poziomie, gdyż dysponują niezbędnym know-how i narzędziami, które im to umożliwiają – profesjonalnym personelem, zapleczem technicznym i kontaktami z szeroką bazą zaufanych podwykonawców.

Stwórz zespół ustal harmonogram i podziel zadania

Zespół planowania: miejsce konferencji, zakwaterowanie uczestników konferencji, zajęcia, catering.

Zespół administracyjny:
budżetowanie konferencji, rejestracja uczestników konferencji, sprzedaż biletów na konferencję. Ten zespół będzie również głównym punktem kontaktowym w przypadku pytań związanych z konferencją.

Zespół marketingu:
kontaktowanie się z mediami, tworzenie materiałów promocyjnych, zarządzanie stroną internetową, blog i działania w mediach społecznościowych.

Zespół ds. sponsoringu:
odpowiedzialny za pozyskiwanie sponsorów, ubieganie się o granty i pozyskiwanie funduszy. (Dotyczy tylko konferencji, które opierają się na zewnętrznych źródłach finansowania.)

Wolontariusze:
Biuro konferencji, pomoc w wykonywaniu wszystkich czynności na miejscu w dniu konferencji, witanie gości konferencji, skanowanie biletów, śledzenie listy gości, obsługa garderoby, prowadzenie ludzi itd.

Twoim głównym zadaniem będzie koordynacja zespołu, ustalanie priorytetów i delegowanie zadań.

Jeśli jednak zdecydujecie się Państwo na organizację konferencji samodzielnie poniżej publikujemy kilka wskazówek

1. BUDŻET PRZEDSIĘWZIĘCIA

Dobrze opracowany budżet to fundament sukcesu. Jego wysokość determinuje dalsze działania.

Już na tym etapie planowania budżetu konieczna jest wiedza dotycząca zakresu możliwych kosztów dotyczących podstawowych elementów składowych konferencji. Odpowiednia frekwencja, pozyskanie sponsorów i partnerów, to elementy kluczowe które nieraz decydują o sukcesie lub jego braku. W wielu przypadkach osobom nie posiadającym doświadczenia trudno jest ustalić pozycje budżetowe i ich wysokość. Nawet wysyłając zapytania ofertowe nie będą miały wystarczającej wiedzy aby porównać np. nagłośnienie i oświetlenie firm X, Y, Z, które mogą różnić się o kilka czy kilkadziesiąt tysięcy złotych, którą firmę wybrać czy tańsze oznacza gorsze, jak ocenić parametry nagłośnienia czy oświetlenia – czai się tu wiele niespodzianek.  Niezależnie od trudności w ocenie warto napisać możliwie szczegółowe zapytanie ofertowe i rozesłać je do kilku firm, dzięki czemu uzyskamy skalę porównawczą.

Twój budżet na konferencje jest kluczowym narzędziem do podejmowania decyzji, kontrolowania wydatków, negocjowania z dostawcami i określania zwrotu z inwestycji. Opracowanie odpowiedniego budżetu pomoże ci ustalić opłatę rejestracyjną.

Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można ciąć koszt. O jednej z metod pisałem już wyżej – zapytania ofertowe do kilku podmiotów, ewentualnie przetargi. Naturalną praktyką jest też negocjacja cen z dostawcami -przy dużym  zamówieniu można uzyskać znaczne rabaty. Nie bez znaczenia dla podwykonawców jest też prestiż organizatora, czy samej imprezy, a także pewność zapłaty.  Elastyczne podejście do terminu i miejsca przedsięwzięcia z uwzględnieniem stawek w sezonie i poza sezonem – to kolejne pomysł na obniżenie wydatków. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji, podpisanie umów sponsoringowych czy partnerskich – pomysły można mnożyć. Nawet dobrze wyglądający na papierze budżet warto dać do sprawdzenia praktykowi, który wychwyci ewentualne błędy.

2. DOTARCIE DO KLIENTA

Klamka zapadła – zdecydowaliśmy się na organizację konferencji oraz mamy wstępny kosztorys wydatków – zaczynamy od umieszczenia informacji o konferencji .

Produkcja każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W XXI w Internet jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, grupa na FB, forum czy inne kanały informacyjne w których publikujemy wszystkie aktualności to dziś niezbędne minimum. W dużej mierze dzięki narzędziom IT mamy możliwość automatyzacji zarządzania wydarzeniem – formularz rejestracyjny, płatności bezgotówkowe, booking, potwierdzenia i inne elementy ułatwiają  działania organizacyjne. Warto jednak pamiętać, że decyzja o obecności w danym kanale informacyjnym zmusza nas do jego bieżącej aktualizacji co angażuje personel i czas. Powinny to być decyzje przemyślane tak, aby nie wprowadzać deziformacji  i zamieszania.  Oczywiście Internet nie może to być jedyną „tablicą ogłoszeniową” – nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień – trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub zwykłym listem.

Pamiętaj!  Internecie masz wiele możliwości promowania swojej konferencji przy stosunkowo niewielkim budżecie:

  • Serwisy społecznościowe (Facebook, LinkedIn, Twitter)
  • fora, lub grupy na których mogą uczestniczyć potencjalni uczestnicy (np. społeczność inżynierów, społeczność lekarzy w której możesz promować swoją konferencję techniczną)
  • Własne blogi i informacje prasowe.

Jeśli Twoja promocja w dużym stopniu opiera się na mediach społecznościowych, rozważ chwytliwy #hashtag, którego użyjesz, gdy opublikujesz informacje o nadchodzącej konferencji.
Nie zapomnij zachęcić swoich prelegentów do promowania konferencji wśród widzów na ich kanałach. Mają w tym swój osobisty interes i mogą wystawić konferencję osobom, które są bardziej zainteresowane

3. Promocja konferencji

Konferencja aby być ważnym i prestiżowym wydarzeniem musi uzyskać odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów – najlepiej lokalnych. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto będzie się czuć zaszczycony, że Twoja konferencja ma się odbyć w jego mieście! Zadbaj aby Twoje wydarzenie znalazło się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) odpowiednich obiektów np. na ceremonię otwarcia! Namów miasto do zaopatrzenia Twoich gości w materiały promocyjne – turystyczne! Poinformuj o swym Kongresie internetowe portale ( zazwyczaj możesz to zrobić za darmo – przygotowany materiał informacyjny jest w dobrym tonie), skontaktuj się z mediami prosząc o objęcie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencję prasową. Promocji nigdy za wiele.

4. Rejestracja uczestników

Podstawa – ilość uczestników i deadline czyli termin końcowy do którego należy wnieść opłaty – potwierdzić uczestnictwo.  Jeśli nie jest to pierwsza konferencja można wzorować się na latach ubiegłych, jeśli nie ma historii trzeba zdać się na prognozy i badanie rynku.

Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.

Z  rozwagą podejmuj decyzję o prowadzeniu rejestracji uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić określoną liczbę materiałów konferencyjnych, zamówić catering, itd. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, że musisz rejestrować uczestników „on-site” to przynajmniej wprowadź znacząco wyższą opłatę rejestracyjną dla tej kategorii gości.

Wyższa stawka za rejestrację na miejscu powinna zdopingować gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wydarzenia. Organizator zyskuje czas aby dokonać  korekt w wydatkach i zaoszczędzić konkretne kwoty.

Ilość uczestników determinuje wybór rozwiązań to co jest możliwe przy grupie 300 osób nie uda się przy ilości 3000 osób. Zdecydowanie rekomendujemy automatyzację procesy rejestracji i recepcji wydarzenia.  Poszukanie profesjonalnego partnera w tym zakresie rozwiąże też wiele problemów jakie wiążą się z koniecznością spełnienia wymogów RODO.

5. Catering

Przez żołądek do serca. Spotkania w trakcie posiłków są dla uczestników wspaniałą okazją nawiązywania kontaktów i odnawiania starych znajomości. Dlatego w ramach obsługi cateringowej koniecznie trzeba dopilnować, aby posiłki były smaczne i przebiegały zgodnie z planem, ale przede wszystkim, by sprzyjały wymianie wrażeń, dyskusji i nawiązywaniu relacji.

Zwróć szczególna uwagę na:

  • Ocenę zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
  • menu z uwzględniające wymogi programu, względy i upodobania dietetyczne oraz budżetu
  • Odpowiednią aranżację sal, (oświetlenie, scenografia, meble itp.) sprzyjającą nawiązywaniu kontaktów i realizacji celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji)
  • Zapewnienie oprawy posiłków (odpowiednia jakość serwisów, opisy, muzyka, scenografia, atrakcje )

Wybór firmy cateringowej to kolejne trudne zadanie. Są firmy, które doskonale zorganizują  piknik z grillem nawet na 3000 osób ale zdecydowanie będzie im brakować know–how i wirtuozerii do obsługi konferencji. Co gorsza jeśli nie sprawdzisz tego w „środowisku” dowiesz się o tym dopiero z relacji swoich gości.

W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie.  Pamiętaj – referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa! Na domiar złego ponieważ w tej branży jest wiele miejsc gdzie coś można zepsuć i występuje duża rotacja personelu wpadki zdarzają się nawet najlepszym. Warto mieć kogoś zaufanego kto dogląda ustaleń, a także próbuje dań. Umożliwi to szybsze wykrycie ewentualnych niedociągnięć.

6. Zakwaterowanie

Zanim zaproponujesz obiekty hotelowe, warto zrobić „wywiad” na rynku hoteli w miejscu konferencji – zarówno pod względem cen, jak i jakości obsługi. Nie sugeruj się ilością miejsc w hotelu – jest regułą, że hotele aby nie stracić swoich stałych klientów nie wyprzedają się do ostatniego pokoju.

Jeśli nie śledzisz  rynku hotelarskiego nigdy się nie dowiesz, ile naprawdę uczestnicy muszą zapłacić za noclegi. Pamiętaj taki grupowy wynajem obiektu rządzi się zupełnie innymi prawami.

7. Obsługa techniczna

Zapamiętaj nie ma urządzeń które się nie psują, a jeśli coś ma się zepsuć będzie to najmniej oczekiwany moment. Bywa również, że winny jest uczestnik konferencji – wylana na laptopa kawa, wyrwany przewód zasilacza nie są pojedynczymi przypadkami. Kluczowe urządzenia pomimo stwierdzenia ich sprawności warto mieć zdublowane. Ważne są również wcześniejsze testy prezentacji – to co dobrze wyświetla się na ekranie laptopa nie musi równie doskonale wyglądać na ekranie projektora czy ekranie LED.

Skoro wszystko ma działać bez zarzutu najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek, a w krytycznych sytuacjach potrafi wymyślić czym dane urządzenie zastąpić lub skąd dowieść dodatkowe urządzenia.

Uczestnicy konferencji będą zadowoleni, a organizator osiągnie zamierzone rezultaty jeśli komfort i warunki techniczne nie będą przeszkodą w realizacji celów.

 Pamiętaj! Niezależnie od tego jakie miejsce zajmuje uczestnik konferencji powinien mieć zapewnioną odpowiednią słyszalność i widoczność tego co dzieje się na scenie.

 Jeśli budżet pozwoli nie wahaj się zainwestować w realizację wizji live. Dzięki kilku kamerom z operatorami, realizatorom wizji i dużym ekranom  uzyskasz efekt interakcji uczestników z wykładowcami. Jednocześnie masz narzędzie które można wykorzystać do streamingu – wykorzystaj to zwiększając zasięg konferencji. To również argument dla sponsorów którzy mogą w tym kanale mocniej zaznaczyć swoja obecność.

 WiFi jest dla uczestników konferencji jak powietrze nie da się bez niego żyć.

 To prawda, której nie trzeba już nikomu udowadniać. Wiąże się z tym kilka spraw. Po pierwsze musisz mieć odpowiednie urządzenia dystrybucyjne, po drugie sprawdzić zasięg sieci po trzecie mieć świadomość, że punkty dostępowe mają określona przepustowość i to co działa odpowiednio przy 30 osobach w pomieszczeniu nie musi już działać przy 200 osobach. To oczywiście dopiero wierzchołek góry lodowej.. więc jeśli nie chcesz podzielić losu Titanica poszukaj w tym zakresie fachowego suportu.

8. Obiekt konferencyjny

Na szczęście na tym polu jest coraz lepiej co nie znaczy dobrze. Liczba profesjonalnych obiektów konferencyjnych w Polsce rośnie, a te które powstają zapewniają warunki na europejskim poziomie. Nie oznacza to, że łatwo będzie znaleźć termin, a ceny najmu okażą się przystępne.

Przy niższych budżetach poszukaj raczej hoteli z zapleczem konferencyjnym. Znalezienie dobrego miejsca na konferencję jest nie lada wyzwaniem. Wymaga wielu rozmów telefonicznych w poszukiwaniu wolnego terminu i setek przejechanych kilometrów. Niejednokrotnie na miejscu okazuje się, że rzeczywistość znacznie odbiega od zapewnień managera i zdjęć w katalogu.

Ważne, by w obiekcie była odpowiednia powierzchnia nie tylko do sprawnego przeprowadzenia obrad! Goście muszą zjeść w odpowiednich warunkach, a bez rezerwy powierzchni w pobliżu nie będziesz w stanie zapewnić należytych warunków wystawcom.

Pod uwagę trzeba też wziąć miejscowość, w jakiej ma się odbyć konferencja. Zła dostępność komunikacyjna, brak wystarczającej liczby hoteli (różnej kategorii), zbyt droga lokalizacja to czynniki, które mogą spowodować niską frekwencję na imprezie. Pamiętaj niektóre branże mają ścisłe wytyczne dotyczące lokalizacji obiektów – nie uwzględnienie tego będzie złamaniem zasad etyki i pozbawi konferencję certyfikacji.

9. Transport

Transport w dużej mierze decyduje o tym, czy program spotkania przebiegnie zgodnie z planem. Oferujmy tylko sprawdzone rozwiązania, dzięki którym goście dotrą do celu wygodnie i na czas – od prostych transferów z lotniska do skomplikowanych logistycznie systemów komunikacji.

Tu również musi być stworzony system, który pozwala na przejrzysta analizę kto kiedy z kim i gdzie ma dojechać. Tu również obowiązuje zasada że nie ma urządzeń (samochodów) które się nie psują – jeśli wybrałeś odpowiedniego partnera będzie miał wystarczający tabor i zabezpieczenie w razie awarii, zdarzenia drogowego czy innej nieprzewidzianej sytuacji.

W swoich planach uwzględnij korki, możliwe opóźnienia – od kluczowych dla konferencji osób wymagaj wcześniejszego przybycia.

10. Atrakcje i programy towarzyszące

Programy towarzyszące

Część rekreacyjno-rozrywkowa, nie powinna być traktowana po macoszemu. Ma ona duże znaczenie dla powodzenia programu całej konferencji. W trakcie nieformalnych elementów imprezy ludzie  się poznają nawiązują nowe kontakty i wymieniają poglądy. Wspólne przeżycia integrują zespoły i dają poczucie jedności.  

Ciekawy i dopracowany program turystyczny może być atutem konferencji. Pozwoli on gościom na chwilę oddechu po całodziennych obradach, da możliwość poznania najbardziej interesujących miejsc regionu. Zwiedzanie lokalnych atrakcji to prawdziwa gratka, zwłaszcza dla gości z daleka.

Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, i gdy uczestnicy spędzają czas na salach wykładowych, zorganizować dla nich specjalny program. Warto w tym zakresie współpracować z odpowiednimi biurami turystycznymi.

Każdy program traktujmy z myślą o konkretnych potrzebach uczestników, biorąc pod uwagę takie czynniki jak profil grupy, budżet oraz zainteresowania.

Warto zaplanować:

  • Wycieczki przed konferencją
  • Wycieczki po konferencji
  • Programy dla osób towarzyszących
  • Zwiedzanie miast (także jako gry miejskie)
  • Wycieczki krajoznawcze
  • Programy kulturalne
  • Programy rekreacyjne

Atrakcje w ciągu dnia

W chwilach wolnych od zajęć proponujmy różnorodne formy aktywności, które zaspokoją nawet najbardziej wyrafinowane gusta. Przygotowując atrakcje towarzyszące konferencji, zwróćcie Państwo na specyfikę Klienta, jego założenia i cele oraz historię, profil i dynamikę grupy.

Warto zadbać o takie atrakcje jak:

  • Integracyjne gry fabularne i strategiczne (miejskie i terenowe)
  • Coś dla duszy i ciała – degustacje win, zabiegi SPA, lekcje gotowania, stylu, makijażu
  • Sporty lotnicze – loty samolotem, balonem, paralotnią, motolotnią, skoki spadochronowe
  • Sporty wodne – kajaki, rafting, nurkowanie, żeglarstwo, poduszkowce, skutery i narty wodne
  • Sporty motorowe – quady, gokarty, samochody rajdowe, skutery śnieżne, czołgi i amfibie
  • Przygody – bungee, jaskinie, wspinaczka, zjazdy na linie, jazda konna, kulig, psie zaprzęgi, paintball, zawody narciarskie, fotosafari, golf, strzelanie z broni i łuku…

Imprezy tematyczne i imprezy wieczorne.

Korty tenisowe, pole golfowe, lub inne nietypowe miejsce to doskonały pomysł na oryginalną imprezę. Wieczór spędzony na żaglowcu, w zwiedzanie zamku na długo zostanie w pamięci Twych gości. Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące: może to być interesujący koncert, elegancki bankiet, wytworna kolacja w nietypowych wnętrzach, spotkanie towarzyskie w plenerze czy nocne zwiedzanie miasta. Interesujące miejsce, wspaniała kuchnia, dobra muzyka i niezwykła atmosfera, jednym słowem – to właśnie one decydują o niezapomnianych wrażeniach z konferencji.

11. Materiały konferencyjne i oprawa wizualna

Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek graficzny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy graficznej, ubiór personelu, czy materiały AV logo, oznakowanie, banery informacyjne, grafika prezentacji, wizualizacje, mappingi.

Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku – mapa obiektu powinna znaleźć się w materiałach. Wykorzystaj nowe technologie – umieść mapę obiektu na stronie www konferencji, a w przypadku dedykowanej aplikacji skorzystaj z jakiejś formy lokalizacji GPS, beacon, kody QR w określonych lokalizacjach.

12.Sponsorzy

Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita okazja do reklamy. W wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem! Warto pamiętać, że część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. W niektórych branżach kontakty ze sponsorami i forma finansowania  podlegają specjalnym regulacjom.

13.Wolontariusze

Pracują za darmo, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Ich zapłatą jest doświadczenie które wynoszą – szanuj ich i zadbaj aby czuli się potrzebni. Wybór wolontariuszy o odpowiednich predyspozycjach i motywacji jest niezwykle istotny, w przeciwnym wypadku może się okazać, że masz współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić, albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, że tylko opłacany pracownik to dobry pracownik.

Szkolenie, motywacja i odpowiednia umowa to podstawa w relacjach z wolontariuszami.

14. Uczestnicy

Dostosuj charakter konferencji do jej odbiorców. Zadbaj o najdrobniejsze szczegóły. Poznaj ich upodobania i staraj się dostosować – nawet mały gest, pamięć o czyichś indywidualnych preferencjach jest lepszą inwestycją w relacje niż duże budżety zaangażowane w atrakcje dla wszystkich.

15. Konferencja

Wielki dzień wreszcie nadszedł!
Zakładając, że odpowiednio przygotowałeś wszystko co należało wykonać do tej pory, podstawowa rada ten dzień – nie bierz za dużo na swoje barki. Deleguj zadania – bądź trenerem który ogląda zawodników na murawie, ale nie ma presji aby samemu strzelić każdego gola.
Oto kilka sytuacji, które mogą wymagać twojej uwagi:

  • W miarę możliwości osobiście witaj mówców i gości konferencji
  • Osobiście przedstaw konferencję i głównych prelegentów
  • Zbieraj opinie uczestników podczas konferencji
  • Komunikuj się z dziennikarzami i innymi osobami zgłaszającymi się na konferencję
  • Swoje obserwacje staraj się zapisywać – w natłoku zdarzeń wielu rzeczy nie będziesz wstanie sobie przypomnieć

 16. Po konferencji

To nie koniec – to pierwszy dzień organizacji następnej konferencji. Za nim to jednak nastąpi należy dokonać rozliczeń i analizy po wydarzeniu.

W miarę „na gorąco” spotkaj się ze swoim zespołem i omówcie słabe i mocne strony waszego wydarzenia. Jest to doskonała okazja, aby usłyszeć, co ludzie myślą o konferencji i co można zrobić lepiej w przyszłości. Niezależnie od ostatecznego efektu powinieneś podziękować wszystkim za udział i wysiłek jaki włożyli w organizację.

Zbierz opinie od uczestników konferencji– dobrą praktyką jest wysłanie ankiety ewaluacyjnej.  (mail, zaproszenie na specjalnie przygotowaną stronę www)  Nie może być zbyt długa – kilka punktów – dla osób, które maja lekkie pióro umieść rubrykę „uwagi”

Jest to ważny element nieraz lekceważony. Zbierzesz cenne informacje, jeśli ktoś będzie miał o coś pretensje to swoje żale oznajmi w ankiecie, a nie na profilu FB. Zyskujesz nawet w przypadku gdy udział w wypełnieniu ankiety delikatnie mówiąc nie powali na kolana – pozostawisz wrażenie, że troszczysz się o jakość wydarzenia.

W czym możemy pomóc?

Spotkajmy się! Niemożliwe nie istnieje.. są tylko za małe budżety:)

Galeria

Problem z organizacją konferencji?