Jak napisać profesjonalny brief eventowy?

BRIEF eventowy – streszczenie najważniejszych informacji niezbędne do zaprojektowania udanego wydarzenia

Zorganizowanie udanego wydarzenia wymaga nie tylko zasobów, ale także starannego planowania i skutecznej strategii. Aby osiągnąć sukces, musisz zadbać o każdy szczegół – od wyboru lokalizacji po koordynację zespołu.

Dobrze przygotowany brief wydarzenia pomaga uniknąć kluczowych błędów organizacyjnych, takich jak wybór nieodpowiedniej daty, złej lokalizacji czy brak rezerwowego sprzętu.

Korzyści z posiadania briefu wydarzenia:
✔️Pomaga w utrzymaniu spójności i odpowiedzialności w zespole
✔️ Działa jako plan działania, eliminując chaos i nieporozumienia
✔️ Zapewnia kontrolę nad harmonogramem i budżetem

Jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenie było profesjonalnie zorganizowane, zacznij od stworzenia solidnego briefu i zaplanuj każdy etap z wyprzedzeniem. Dzięki temu unikniesz problemów i zrealizujesz event na najwyższym poziomie! 🚀

Czym jest brief eventowy i dlaczego jest tak ważny?

Brief eventowy to kluczowy dokument, który określa podstawowe założenia wydarzenia firmowego. Jest on niezbędny w początkowej fazie planowania eventu i pozwala na skuteczną komunikację między firmą a agencją eventową. Poprawnie przygotowany brief pomaga uniknąć nieporozumień, optymalizuje proces organizacyjny i umożliwia wykonawcy dopasowanie oferty do realnych potrzeb zamawiającego.

Błędy popełnione przy tworzeniu BRIEFu mogą prowadzić do problemów podczas realizacji wydarzenia. Na przykład, niewłaściwe określenie grupy docelowej może skutkować przygotowaniem atrakcji nieodpowiednich dla uczestników.

Pomyśl o tym jak o instrukcji, projekcie lub podręczniku użytkownika, które są przekazywane przed każdym dużym projektem. Pomaga wszystkim zaangażowanym w plan wydarzenia pozostać na tej samej stronie i upewnić się, że wszystko przebiega gładko. Jest to również świetne odniesienie dla sponsorów, którzy chcą być na bieżąco z postępami w realizacji wydarzenia. 

Skuteczny szablon briefu wydarzenia powinien być kompleksowy, ale łatwy do zrozumienia i zawierać wystarczająco dużo informacji, aby wszyscy zaangażowani mieli wspólne zrozumienie tego, czego się oczekuje. Briefy wydarzeń są zazwyczaj używane przez organizatorów wydarzeń, zespoły marketingowe i innych interesariuszy w celu kierowania planowaniem i realizacją udanych wydarzeń.

Jakie elementy powinien zawierać dobry brief eventowy?

1. Opis firmy

Podstawowe informacje o firmie pozwalają agencji eventowej lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną i dopasować charakter wydarzenia. Warto podkreślić specyfikę branży oraz ewentualne wewnętrzne zasady, które mogą wpływać na przebieg eventu. W tym miejscu powinny też zostać umieszczone dane kontaktowe do zespołu odpowiedzialnego za organizację wydarzenia w Twojej firmie.

2. Termin i miejsce wydarzenia

Określenie planowanej daty i lokalizacji to kluczowe informacje. Jeśli nie ma jeszcze wybranej przestrzeni, warto zaznaczyć preferencje dotyczące stylu miejsca (np. hotel 5-gwiazdkowy, plener, centrum konferencyjne). Podanie zakresu czasowego wydarzenia pozwoli agencji na lepsze dopasowanie harmonogramu.

3. Cele eventu

Wskazanie celów pozwala agencji na precyzyjne dopasowanie koncepcji wydarzenia. Może to być:

• promocja nowego produktu,
• budowanie relacji z klientami,
• integracja zespołu,
• podziękowanie kontrahentom,
• edukacja i rozwój pracowników.
• organizacja konferencji naukowej – publikacja badań naukowych

Każdy event powinien mieć jasno określony cel, aby jego realizacja była skuteczna i mierzalna.

4. Grupa docelowa

Należy podać liczbę uczestników oraz ich profil (np. pracownicy firmy, klienci VIP, media, seniorzy). Ważne jest też uwzględnienie specjalnych potrzeb, np. obecności osób niepełnosprawnych czy dzieci.

5. Oczekiwane efekty

Czy po wydarzeniu zamawiający oczekuje wzrostu świadomości marki, poprawy relacji biznesowych czy po prostu dobrej zabawy uczestników? Wskazanie oczekiwanych rezultatów pomoże organizatorowi dopasować koncepcję eventu.

6. Budżet

Jasne określenie budżetu pozwala agencji eventowej na przygotowanie realistycznej oferty. Czasami obawa przed podaniem kwoty wynika z chęci uzyskania jak najlepszej ceny, jednak brak tego elementu może wydłużyć proces planowania i prowadzić do nieadekwatnych propozycji.

7. Zastrzeżenia i ograniczenia

Jeśli firma ma konkretne wymagania lub ograniczenia (np. brak określonych artystów, preferowane rodzaje atrakcji, konieczność cateringu wegańskiego), warto to uwzględnić w briefie. Pozwoli to uniknąć zbędnych propozycji i nieporozumień.

💡 Wskazówka: Jeśli wcześniej organizowałeś podobne wydarzenia opisz jakie atrakcje, scenariusze były już realizowane

8. Osoba kontaktowa

Wskazanie osoby odpowiedzialnej za kontakt z agencją eventową usprawni komunikację i umożliwi szybkie wyjaśnianie wszelkich wątpliwości.

Co dalej po przygotowaniu briefu?

Samo przygotowanie briefu to dopiero pierwszy krok. Należy jeszcze wybrać odpowiednie agencje eventowe, do których trafi dokument. Popularnym, ale błędnym podejściem jest masowe wysyłanie zapytań do wielu firm. Może to prowadzić do podbijania cen przez podwykonawców oraz problemów z jakością usług.

Najlepiej wysłać brief do 4-5 sprawdzonych agencji, które mają odpowiednie doświadczenie i dobre opinie. Pozwoli to na uzyskanie rzetelnych ofert i wybranie najlepszego partnera do organizacji eventu.

Podsumowanie

Profesjonalnie napisany brief eventowy to fundament udanego wydarzenia. Jego klarowność i precyzyjne określenie wymagań pozwala agencji eventowej stworzyć propozycję dopasowaną do realnych potrzeb firmy. Dzięki temu organizacja imprezy przebiega sprawnie, a jej rezultaty są zgodne z oczekiwaniami zamawiającego.

Przygotuj się przed napisaniem podsumowania

Zanim zaczniesz tworzyć podsumowanie, wykonaj jeszcze jeden ważny krok: przeprowadź analizę i zaplanuj działania.

Obejmuje to przegląd danych z wcześniejszych wydarzeń, aby ocenić, co się sprawdziło, oraz analizę konkurencyjnych i podobnych wydarzeń w poszukiwaniu inspiracji. Należy także dokładnie oszacować koszty kluczowych elementów, takich jak lokalizacja, catering, sprzęt i personel.

Wykorzystaj swój zespół do podziału obowiązków

Tworzenie podsumowania wydarzenia może być wymagającym zadaniem.

Zaangażuj swój zespół, aby wspólnie nad nim pracować i odciążyć się z części obowiązków. Na przykład Twój specjalista ds. marketingu może przejąć odpowiedzialność za konkretne sekcje dokumentu.

Utrzymuj BRIEF jako dynamiczny dokument

Chociaż BRIEF” – „podsumowanie wydarzenia” pełni funkcję nadrzędnego dokumentu, do którego wszyscy się odnoszą, warto pamiętać, że może on wymagać zmian.

Budżet może wymagać korekty, harmonogramy mogą się zmieniać, a zakres obowiązków może ewoluować wraz ze zbliżającym się terminem wydarzenia.

Aby skutecznie zarządzać tym procesem, korzystaj z narzędzi chmurowych, takich jak Google Docs, zamiast statycznych plików offline. Dzięki temu Twój zespół może na bieżąco komentować i wprowadzać modyfikacje. Możesz również przechowywać tam wszystkie kluczowe dokumenty, takie jak plan marketingowy, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa, materiały brandingowe oraz raport końcowy po wydarzeniu.

Zacznij tworzyć podsumowanie już dziś

Dobrze przygotowane podsumowanie wydarzenia pozwala zespołowi działać w spójny sposób.

Stanowi centralne źródło informacji, do którego każdy może się odwołać, ograniczając niepotrzebną wymianę wiadomości i oszczędzając czas. To wszystko sprawia, że Twój zespół może skupić się na organizacji wydarzenia na najwyższym poziomie.

Chcesz jeszcze bardziej usprawnić proces planowania i oszczędzić czas? Agencja Eventowa TOP 360 oferuje narzędzia i zasoby, które pomogą Ci uporządkować organizację wydarzenia, zoptymalizować promocję i realizować eventy jak profesjonalista.