Gale i jubileusze firmowe organizacja

Firmowa rocznica – wyjątkowa okazja do podzielenia się sukcesem

Firmowe rocznice to nie o nie tylko tradycja, ale przede wszystkim szansa na podkreślenie wyjątkowych wartości i osiągnięć, które wyróżniają organizację. Zwykle celebrujemy okrągłe rocznice takie jak 5 lecie, 10 lecie, 20 lecie, czy nawet jubileusz 70 i 100 lat działalności. Korzyści jakie płyną z organizacji jubileuszowej gali to przede wszystkim podkreślenie pozycji na ryku. Jest to także doskonały czas na podsumowania, pokazanie drogi rozwoju firmy, podziękowania pracownikom i klientom. Organizacja jubileuszu to doskonała okazja do pokazania siły i wartości firmy. Choć duże wydarzenia wymagają pewnych nakładów finansowych, to przynoszą korzyści w postaci wzmocnienia pozycji na rynku. To idealny moment na podsumowanie, ukazanie ścieżki rozwoju firmy, a także wyrażenie wdzięczności pracownikom i klientom. Połączenie jubileuszu z innymi strategicznymi wydarzeniami, takimi jak wprowadzenie nowego produktu, podpisanie kontraktu czy otwarcie nowego biura, może przynieść synergię korzyści.

 

„Wielkie oczekiwania są kluczem do wszystkiego.„
Sam Walton, założyciel i twórca potęgi sieci handlowej Wall-Mart

Zapisz po stronie zysków z dobrze zorganizowanego Jubileuszu
wzmocnienie wizerunku marki,
podniesienie morale w zespole,
zacieśnienie relacji z partnerami biznesowymi,
promocję marki,
tworzenie wspomnień, które pogłębiają lojalność wobec firmy.

 

Dlaczego warto świętować jubileusze firm?

Gale, bankiety i jubileusze stanowią ważne wydarzenia zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Celebracja okrągłej rocznicy rozpoczęcia działalności przedsiębiorstwa to czas, który sprzyja podsumowaniom i przypominaniu przełomowych decyzji, które wpłynęły na obecną pozycję firmy. W takich chwilach wspomina się szczególnie dobre momenty, wyjątkowo opłacalne kontrakty i udane projekty. Jubileusze firmowe są niewątpliwie bardzo dobrą okazją do integracji jej pracowników, ale też do umocnienia pozycji firmy na rynku. Coraz częściej postrzega się je także jako wiodące narzędzie marketingu. Tego typu impreza, udokumentowana np. na blogu czy w social mediach, z pewnością przyciągnie nowych kontrahentów

 

• Zacieśnienie relacji z kontrahentami –marketing relacji – zapraszając na uroczyste gale jubileuszowe partnerów biznesowych mamy możliwość okazania im wdzięczności za dotychczasową współpracę biznesową. Szerszy kontekst pozwoli im zobaczyć społeczność klientów w jakiej uczestniczą.
• Integracja pracowników – to istotny aspekt organizacji wydarzeń. W dużych korporacjach, pracownicy nie znają się dobrze. W przypadku firm z oddziałąmi z różnych miastach to może być szansa na spotkanie się na żywo po raz pierwszy i być może jedyny w ciągu roku.
• Wsparcie Employer Branding – świętowanie jubileuszu to świetna okazja aby pochwalić się relacją z wydarzenia na zewnątrz. Wykonanie profesjonalnych zdjęć, film dokumentujący wydarzenie, stworzenie komunikacji SMM (Social Media Marketing) – Linkedin, Facebook, You Tube i inne kanały które aktywnie moderujecie.  Komunikacja powinna iść zarówno na zewnątrz do naszych klientów jak i do wewnątrz, i co oczywiste przez to musi stawiać nieco inne akcenty. Stabilna, osiągająca sukcesy firma, budzi większe zaufanie w oczach kandydatów oraz obecnych pracowników, którzy chętniej pozostaną w organizacji, mając świadomość, że czekają ich tu dobre perspektywy rozwojowe.

 

 

Organizacja jubileuszu firmy to wyzwanie

Zorganizowanie jubileuszu, zwłaszcza związanego z okrągłą rocznicą działalności przedsiębiorstwa to duże przedsięwzięcie. Na początek trzeba pomyśleć nad motywem całości wydarzenia, terminem, ilością gości oraz miejscem dogodnym pod względem logistyki dojazdu gości. Warto już na początku stworzyć zarys agendy wydarzenia, aby nakreślić harmonogram i usystematyzować dziania. Dlatego przygotowania należałoby zacząć przynajmniej z półrocznym wyprzedzeniem, choć często, w przypadku większej skali wydarzenia, zachodzi potrzeba planowania jeszcze wcześniej. Jaka jest przyczyna tego stanu? Przede wszystkim musisz mieć na uwadze dostępność przestrzeni, które często są rezerwowane z co najmniej rocznym wyprzedzeniem. Częstą przeszkodą jest również brak dostępności miejsc noclegowych, lub ich niewystarczająca ilość. Dodatkowy aspekt, który trzeba przewidzieć to dostępność miejsc parkingowych w miejscu wydarzenia. Nieodzownym elementem jubileuszy są występy znanych artystów, oni też muszą wcześniej wpisać twoje wydarzenie w grafik występów. Aby zakontraktować taki występ, działania także należy rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, mając na uwadze, iż kalendarze czołowych artystów wypełniają się zazwyczaj rok wcześniej.
Całość wydarzenia musi być spójna z motywem przewodnim, dlatego scenografia powinna być dopracowana z uwzględnieniem najdrobniejszych szczegółów. Działania takie jak wykreowanie projektu, zlecenie wykonania scenografii, wypożyczenie odpowiednich elementów również mogą zderzyć się z barierą zbyt krótkiego czasu na realizację. Jaki z tego wniosek? Działaj z wyprzedzeniem.

 

Gdzie najlepiej zorganizować jubileusz firmy?

Idealne miejsce nie istnieje:) nigdy nie zadowolimy wszystkich, mając na uwadze te ograniczenia warto przeanalizować kilka aspektów organizacji Gal i Jubileuszy

 

•  Planujesz zaprosić gości z całej Polski? Wybierz miejsce z dogodnym dojazdem. Warto sprawdzić np. w Google Maps czas dojazdu do danej lokalizacji dla swoich gości. Liczy się sieć komunikacji, geodezyjny środek Polski to nie miejsce z najlepszym dojazdem.
• Goście z zagranicy zmuszają nas do zweryfikowania sieci połączeń lotniczych. Zweryfikuj położenie lotniska, transfer z lotniska do hotelu i z hotelu na imprezę Jubileuszową.
• Planujesz wydarzenie na 300, 500 lub 1000 osób? To zmniejsza radykalnie ilość miejsc jakie możesz rozważać do realizacji swojego wydarzenia. Rozważ centra kongresowe i konferencyjne, stadiony, hale wystawiennicze, obiekty industrialne, muzea, a także własne zasoby np. nieużywaną przestrzeń magazynową lub specjalnie postawioną halę namiotową. Duża ilość gości powoduje konieczność zapewnienia odpowiedniej ilość miejsc parkingowych.
• Planujesz event w siedzibie firmy? Przeanalizuj, czy dysponujesz przestrzenią, która pomieści planowaną ilość osób, czy znajdzie się miejsce na zainstalowanie sceny, miejsca dla techniki, bufety z cateringiem, zaplecze dla obsługi, sanitariaty oraz odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Sprawdź także dostępność hoteli w okolicy, które mogłyby pomieścić zaproszonych gości.
• Planujesz jubileusz w plenerze? Jako idealne miejsce sprawdzą się dziedzińce zamków, ogrody, murawy stadionów, czy tereny zielone przynależne do firmy. Wybierz sezon letni, aby zapewnić gościom komfort termiczny i podbić efekt wizualny zielenią wokół.

 

Dla kogo organizujemy gale, jubileusze i wydarzenia firmowe?

 

• Pracowników każdego szczebla korporacji, firmy oraz instytucji
• Managerów, dyrektorów, pracowników na każdym stanowisku
• Rodzin pracowników, w tym dzieci w każdym wieku
• Kluczowych klientów firm
• Partnerów biznesowych firm
• Uczestników polsko- oraz obcojęzycznych
• Dla każdej grupy, bez względu na jej wielkość
• Dla każdej branży i sektora gospodarki

 

Gala firmowa organizacja od A do Z

Organizacja firmowego jubileuszu wymaga starannego planowania i koordynacji różnych elementów. Poniżej znajdziesz krok po kroku, jak zorganizować udany jubileusz firmowy:

 

Dobry start – planuj z wyprzedzeniem:

Rozpocznij organizację z odpowiednim wyprzedzeniem. Przy dużych imprezach rezerwacja terminu w obiekcie i terminu artystów z dwuletnim wyprzedzeniem nie jest niczym niezwykłym.

 

Określ oczekiwany efekt, zdefiniuj budżet:

 

1. Celem wydarzenia będzie osiągnięcie oczekiwanego efektu. Zdefiniuj czym jest sukces Jubileuszu, czy potrafisz określić narzędzia umożliwiające zmierzenie w jakim procencie udało się osiągnąć cel. Przykładowo, jeśli głównym celem jest celebrowanie sukcesu firmy z pracownikami ankieta po wydarzeniu zapewni odpowiedni odpowiednią informację zwrotną (feedback)
2. Ustal liczbę uczestników wydarzenia i ich wymagania. To kluczowy element wpływający silnie na budżet – od niego zależy np. wybór lokalizacji, koszt cateringu, konieczność bookingu hoteli.
3. Określ, ile środków finansowych możesz przeznaczyć na wydarzenie. To pomoże w ustalaniu zakresu imprezy i decyzji dotyczących lokalizacji, rozrywki, cateringu itp.

 

Wybierz datę i lokalizację:

 

1. Termin wydarzenia   Odpowiedni termin wydarzenia to element mogący wpłynąć na frekwencję. Upewnij się, że wybrana data nie koliduje z innymi istotnymi wydarzeniami firmowymi czy świętami. Wybierz dogodny dzień tygodnia. Piątek po południu to najczęściej wybierana możliwość.
2. Lokalizacja: Wybierz odpowiednie miejsce. Mając ustaloną liczbę uczestników szukaj lokali zapewniających określoną wielkość sali. Nie sugeruj się informacjami zawartymi w opisach lokali dostępnych w Internecie, istotne jest potwierdzenie, że dana konfiguracja wydarzenia realnie zmieści się na tej sali. Zdefiniuj przy jakich stołach mają siedzieć goście (np. okrągłe stoły – 8, 10, 12 osób) czy potrzebujesz miejsce na taniec (parkiet taneczny?) czy potrzebujesz miejsce na scenę, czy potrzebujesz zaplecze dla artystów, czy potrzebujesz miejsca noclegowe. Poproś o rzut sali z naniesionymi stolikami w odpowiedniej skali. Sprawdź czy zaplecze sanitarne jest dostosowane do twoich wymagań.

 

Stwórz zespół organizacyjny:

 

1. Przydziel zadania: Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za konkretne obszary, takie jak: zaproszenia i potwierdzenia, dekoracje, catering, atrakcje, obsługa techniczna, logistyka itp.
2. Zaplanuj spotkania: Zorganizuj regularne spotkania zespołu organizacyjnego, aby śledzić postępy i dostosowywać plany.
3. Checklista: stwórz listę kontrolną. Poszczególne elementy wydarzenia i stopień ich realizacji pozwoli na bieżąco kontrolować przebieg przygotowań.
4. Plan B. nie oczekuj, że wszystko uda się na 100% Zastanów się co się może nie udać i postaraj się przygotować na mniej korzystne scenariusze.

 

Zaprojektuj spójną oprawę graficzną jubileuszu:

 

1. Zaproszenia: Stwórz atrakcyjne zaproszenia, które odzwierciedlają charakter jubileuszu i przyciągną uwagę gości.
2. Strona internetowa: Dedykowana strona www z informacjami o wydarzeniu, historią firmy, możliwością uczestnictwa online w wydarzeniu dzięki usłudze streamingu. Możliwość udostępnienia galerii zdjęć po imprezie będzie dodatkowym atutem.
3. Aplikacja internetowa: podobnie jak strona internetowa zapewnia dostęp do informacji o wydarzeniu ale umożliwia znacznie więcej np. konkursy lub ankiety w trakcie czy po wydarzeniu. Udzielanie dostępu – recepcja, strefa VIP itp.

 

Tematyka, scenariusz, klimat wydarzenia dobierz odpowiednie narzędzia

 

1. Temat: Wybierz temat, który będzie spójny z twoją wizją imprezy. Prezentując informacje związane z historią firmy lub aktualnymi osiągnięciami, czy przyszłymi planami możesz postawić odpowiednie akcenty
2. Scenariusz: wydarzenie musi mieć odpowiednią dynamikę. Stwórz harmonogram czasowy uwzględniający każdy element wydarzenia. Nie daj się zaskoczyć, przerwy związane z wejściem, zejściem ze sceny, oklaski, to wszystko czas który musisz uwzględnić. Osoby przemawiające powinny również trzymać się planu. O dobrą realizację scenariusza powinien zadbać konferansjer, który panując nad przebiegiem uroczystości stanowi element spajający całe wydarzenie.
3. Dekoracje: Zadbaj o dekoracje dopasowane do tematu, które stworzą odpowiednią atmosferę. Wykorzystaj możliwości współczesnej techniki estradowej.

 

Wybierz wykonawcę usługi cateringowej:

 

1. Sprawdzaj: jeśli do tej pory nie współpracowałeś z danym wykonawcą poproś o referencje, zasięgnij opinii w Internecie
2. Menu: Skonsultuj menu, uwzględniając różne preferencje żywieniowe gości.
3. Napoje: Zorganizuj dobrze zaopatrzony bar, oferujący zarówno alkoholowe, jak i bezalkoholowe napoje.
4. Tort jubileuszowy: tradycyjnym elementem uroczystości zwykle jest tort – celebracja jego wniesienia i krojenie jest ważnym elementem – zadbaj o odpowiednią oprawę.

 

Dobierz upominki dla gości:

 

1. Upominki dla gości: Rozważ przygotowanie upominków dla gości, które będą stanowiły pamiątkę z jubileuszu.
2. Prezenty dla pracowników: Jeśli to odpowiednie, rozważ wręczenie nagród lub upominków dla pracowników za ich wkład w rozwój firmy.

 

 

Zadbaj o dokumentację wydarzenia:

 

1. Fotograf: Wynajmij profesjonalnego fotografa
2. Rejestracja video: Materiał video z wydarzenia to świetna reklama
3. Live streaming: podziel się swoim sukcesem z całym światem – transmisja na dedykowaną stronę lub do serwisów streamingowych.
4. Fotobudka: zdjęcia z fotobudki będą uzupełnieniem „poważnych” materiałów foto i video.

 

Komunikacja po wydarzeniu:

 

1. Podziękowanie: Wyślij maile z podziękowaniem dla wszystkich uczestników i zaangażowanych osób.
2. Podsumowanie: Przygotuj podsumowanie wydarzenia, udostępnij uczestnikom materiały foto z uroczystości.

 

Jubileusz firmowy a komunikacja 360

W ramach jubileuszu firmy warto rozważyć różnorodne kanały komunikacyjne. Pozwoli to na dotarcie do różnych grup odbiorców. Przykłady działań prezentujemy poniżej:

 

1. Kampanie w mediach społecznościowych:
   • Zamieszczenie video z zaproszeniem na wydarzenie – zaproszenie ogólne lub video zaproszenie – spersonalizowane pod konkretnego gościa / firmę
   • Tworzenie specjalnych hashtagów związanych z jubileuszem. Pomysł można wesprzeć konkursem na najciekawsze zdjęcie z imprezy oznaczone oczywiście hashtagiem
   • SMM (Social Media Marketing) Spójny przekaz na platformach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, zaangażowanie społeczność online, np. z emocjonującymi relacje wideo i zdjęciami z historii firmy, stworzenie konkursu związanego z historią firmy lub jej produktami. Video przedstawiające wywiady z najbardziej zasłużonymi pracownikami.
2. Serwis internetowy:
   • Stworzenie dedykowanej sekcji na firmowej stronie internetowej poświęconej jubileuszowi.
   • Udostępnianie historii, zdjęć i ciekawostek na temat rozwoju firmy.
   • Przeprowadzenie jubileuszowego konkursu.
3. Mailing i newsletter:
   • Wysyłka zaproszeń i informacji o jubileuszu za pośrednictwem elektronicznej poczty.
   • Regularne aktualizacje i retrospekcje wysyłane subskrybentom na liście mailingowej.
   • SMS marketing – informacja przypominająca o nadchodzącym wydarzeniu, spersonalizowane podziękowanie za udział w Jubileuszowej Gali
4. Public Relations:
   • Wysyłka informacji prasowej do mediów branżowych i ogólnokrajowych.
   • Organizacja konferencji prasowej przed jubileuszem.
   • Współpraca z blogerami i influencerami branżowymi.
5. Podcasty i webinary:
   • Tworzenie specjalnych odcinków podcastów z udziałem założycieli firmy.
   • Organizacja webinarów, gdzie eksperci branżowi dzielą się swoimi doświadczeniami.
6. Internetowa Aplikacja dedykowana wydarzeniu:
   • Stworzenie interaktywnej aplikacji mobilnej
   • Wykorzystanie możliwości apki – rejestracja na wydarzeniu QR kod, mapki parkingów, plan wydarzenia, gry online, quizy, mapka obiektu z lokalizacją

Przykłady takich działań sprawią, że jubileusz firmy stanie się nie tylko lokalnym wydarzeniem, ale także globalną celebracją, obejmującą różnorodne grupy interesariuszy i budującą trwałe relacje z klientami, pracownikami oraz partnerami biznesowymi.

 

Jubileusze i gale – najnowsze trendy 

 

• Nastawienie na doświadczanie, czyli “User Experience”:Współczesne gale i jubileusze nie ograniczają się do biernego uczestnictwa. Trend “user experience” kładzie nacisk na interaktywne elementy, angażujące uczestników w różnorodne aktywności. Warsztaty, strefy do eksperymentowania czy interaktywne stoiska prezentujące historię firmy to elementy, które podnoszą jakość uczestnictwa.
• Ekologia – Zrównoważony rozwój W dobie rosnącej świadomości ekologicznej, firmy coraz częściej kierują swoje jubileusze w stronę zrównoważonego rozwoju. Wybór ekologicznych lokalizacji, korzystanie z eko-cateringu, zastąpienie plastiku materiałami biodegradowalnymi to tylko niektóre z praktyk, które podkreślają zaangażowanie firmy w ochronę środowiska. Zrównoważony rozwój staje się nie tylko hasłem, ale wręcz filozofią organizacji jubileuszy.

 

• Nowoczesne Technologie tworzy niepowtarzalne doświadczenia: Zastosowanie nowoczesnych technologii stało się kluczowym elementem nowoczesnych jubileuszy. Interaktywne prezentacje, wirtualna rzeczywistość czy interaktywne ściany z selfie to tylko niektóre z rozwiązań, które tworzą niezapomniane wrażenia dla uczestników, dodając eventowi nowoczesnego sznytu.

 

• Personalizacja na wysokim poziomie: W dobie personalizacji i indywidualizmu, firmy zwracają szczególną uwagę na dostosowanie wydarzenia do oczekiwań i preferencji uczestników. Od indywidualnych zaproszeń po personalizowane upominki, każdy element jubileuszu stara się odzwierciedlić unikalność gości.
• AI – sztuczna inteligencja: usługi wsparte AI mogą w znaczący sposób ubogacić wydarzenie. Poczynając od serwisów generujących grafiki, które potem mogą znaleźć swoje miejsce w zaproszeniach, prezentacjach, poprzez wykorzystanie serwisów które za pomocą upscalingu, odszumiania, kolorowania poprawią retro zdjęcia z początku historii firmy, a w dalszej kolejności możliwość stworzenia awatarów nieobecnych/ nieżyjących osób, itp.

 

• Podsumowanie: Nowoczesne jubileusze i gale firmowe to nie tylko okazje do świętowania, ale także manifestacja wartości, jakimi firma się kieruje. Trendy związane z ekologią, technologią, zrównoważonym rozwojem, personalizacją i “user experience” wskazują na rosnącą świadomość branży w zakresie tworzenia wyjątkowych i odpowiedzialnych wydarzeń. Kombinacja tych elementów pozwala firmom na budowanie trwałych relacji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W miarę jak branża eventowa ewoluuje, możemy oczekiwać, że te trendy będą kształtować przyszłość jubileuszy i gal firmowych.

 

Organizacja jubileuszu firmy – na własną rękę czy z pomocą agencji eventowej?

Zorganizowanie udanego jubileuszu firmy to wyzwanie. Drobiazgowe przygotowania, ścisłe przestrzeganie harmonogramu, wybór najlepszych podwykonawców cateringu, techniki estradowej, artystów – to solidny fundament ale nie gwarancja sukcesu. Konieczne jest znalezienie kogoś kto odnajdzie się w roli producenta wydarzenia i ogarnie całość zamieszania w dniu montażowym, podczas imprezy oraz podczas demontaży. Producent wydarzenia odpowiada za wszystkie elementy i niejako trzyma rękę na pulsie dbając o ścisłą realizację harmonogramu.

Organizacja firmowego jubileuszu z pewnością nie należy do najłatwiejszych zadań. Aby mieć pewność, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik, warto powierzyć to zadanie profesjonalnej firmie eventowej, jaką jest TOP 360. Organizacją bankietów, gal i jubileuszy zajmujemy się na co dzień.  Zdaj się na nas – nasz zespół zajmie się : planowaniem, doradztwem w kwestii formy wydarzenia, doborem odpowiedniej lokalizacji, rozesłaniem zaproszeń, przygotowaniem dekoracji sali, menu, zabezpieczeniem infrastruktury, organizacją atrakcji oraz wieloma innymi aspektami, przekładającymi się na sukces wydarzenia. Zadbamy o najwyższej jakości obsługę techniczną, nagłośnienie, oświetlenie oraz logistykę, co pozwoli uniknąć wielu błędów. Doświadczony zespół do każdego zlecenia podchodzi indywidualnie, angażując się w każdy etap jego realizacji.

 

Wybrane jubileusze firmowe, które mieliśmy przyjemność organizować

150 lat NITROERG
75 lat EPK
25 lat MOSTY KATOWICE

 

AGENCJA EVENTOWA DO ORGANZIACJI IMPREZY JUBILEUSZOWEJ

Agencja Eventowa TOP 360 zajmuje się organizacją i obsługą w zakresie techniki estradowej imprez jubileuszowych. Doświadczenia, które zebraliśmy pozwala nam skutecznie dobierać najbardziej optymalne rozwiązania artystyczne do wykorzystania podczas eventów firmowych organizowanych z okazji jubileuszy. Zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu. Zadzwoń lub napisz do nas maila.