- 3 marca 2025
- Posted by: TOM
- Category: Poradnik
Jak wybrać odpowiedni termin na imprezę firmową? Poradnik dla organizatorów
Czy zastanawiałeś się, dlaczego niektóre eventy firmowe przyciągają tłumy, podczas gdy inne świecą pustkami? Tematyka, atrakcje, lokalizacja – to oczywiście ważne elementy sukcesu. Ale jest jeszcze jeden kluczowy czynnik, który często bywa pomijany: termin. Wybór odpowiedniej daty może zadecydować o frekwencji, zaangażowaniu uczestników i ogólnym sukcesie wydarzenia. W tym artykule podpowiadamy, jak wybrać idealny termin na imprezę firmową, aby zapewnić jej popularność i maksymalne zainteresowanie.
Dlaczego termin eventu ma tak duże znaczenie?
Termin to nie tylko data w kalendarzu. To strategiczny wybór, który wpływa na:
- Frekwencję – czy uczestnicy będą mogli przyjść?
- Atmosferę – czy pogoda i pora roku sprzyjają rodzajowi eventu?
- Konkurencję – czy w tym samym czasie nie odbywają się inne ważne wydarzenia?
- Efektywność – czy termin nie koliduje z obowiązkami zawodowymi lub prywatnymi uczestników?
Dlatego wybór daty to nie przypadek, a przemyślana decyzja, która może zadecydować o sukcesie Twojego eventu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając termin eventu firmowego?
1. Dostosuj datę do rodzaju eventu i grupy odbiorców
Każdy rodzaj eventu wymaga innego podejścia do terminu:
- Imprezy integracyjne – najlepiej organizować je po godzinach pracy, np. w czwartek lub piątek wieczorem. Unikaj poniedziałków – nikt nie lubi zaczynać tygodnia od imprezy, a potem zmagać się z „syndromem dnia następnego”.
- Wyjazdy integracyjne – idealne terminy to przełom maja i czerwca lub września i października. Pogoda sprzyja aktywnościom na świeżym powietrzu, a pracownicy nie są jeszcze na urlopach.
- Konferencje i spotkania biznesowe – środowy poranek to najlepszy czas. Badania pokazują, że to właśnie w środku tygodnia jesteśmy najbardziej produktywni.
2. Sprawdź, czy nie ma konkurencyjnych wydarzeń
Zanim zatwierdzisz termin, upewnij się, że w tym samym czasie nie odbywają się inne ważne eventy w Twojej branży. Konkurencyjne wydarzenie może odciągnąć uwagę potencjalnych uczestników, a nawet media.
3. Unikaj okresów urlopowych i świątecznych
Wakacje, długie weekendy i święta to nie najlepszy czas na organizację eventów. Większość osób planuje wtedy wyjazdy lub spędza czas z rodziną. Jeśli chcesz zapewnić wysoką frekwencję, wybierz termin, który nie koliduje z planami Twoich gości.
4. Weź pod uwagę porę roku i pogodę
Jeśli planujesz event na świeżym powietrzu, sprawdź długoterminowe prognozy pogody. Wiosna i jesień to idealne pory roku na eventy plenerowe – temperatury są przyjemne, a ryzyko opadów minimalne. Zimą lepiej postawić na wydarzenia w zamkniętych przestrzeniach.
Jak wybrać termin na różne rodzaje eventów?
Imprezy integracyjne
- Dzień tygodnia: czwartek lub piątek wieczorem.
- Godzina: jeśli event odbywa się w siedzibie firmy, zacznij go godzinę przed końcem pracy. Jeśli poza biurem – dopasuj godzinę do możliwości uczestników.
- Pora roku: nie ma dużego znaczenia, ale unikaj świąt i wakacji.
Wyjazdy integracyjne
- Długość: 2-3 dni (np. piątek-niedziela).
- Pora roku: przełom maja i czerwca lub września i października.
- Dzień tygodnia: jeśli chcesz uniknąć utraty dni roboczych, zaplanuj wyjazd na weekend.
Spotkania biznesowe i konferencje
- Dzień tygodnia: środa to najlepszy dzień na konferencje.
- Godzina: poranne godziny (9:00-12:00) są najbardziej produktywne.
- Pora roku: unikaj wakacji i świąt.
Dodatkowe wskazówki przy wyborze terminu eventu firmowego
Wybór odpowiedniego terminu na event firmowy to nie tylko kwestia szczęścia czy intuicji. To proces, który wymaga przemyślanego planowania i uwzględnienia wielu czynników. Oprócz oczywistych aspektów, takich jak pora roku czy unikanie świąt, istnieje kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci wybrać idealną datę dla Twojego wydarzenia. Oto one:
1. Przeprowadź ankietę wśród pracowników
Jednym z najlepszych sposobów na wybór terminu, który odpowiada większości, jest konsultacja z zespołem. Przeprowadź krótką ankietę, w której zapytasz pracowników o ich preferencje dotyczące daty i godziny eventu. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której większość osób nie będzie mogła uczestniczyć z powodu innych zobowiązań.
Dlaczego to działa?
- Pracownicy czują, że ich głos ma znaczenie.
- Zwiększasz szanse na wysoką frekwencję.
2. Skonsultuj się z kluczowymi działami
Niektóre działy w firmie mogą mieć szczególnie intensywne okresy pracy, np. finanse podczas zamknięcia miesiąca czy marketing w trakcie kampanii promocyjnych. Przed zatwierdzeniem terminu skonsultuj się z kierownikami działów, aby upewnić się, że wybrana data nie koliduje z ważnymi projektami.
Dlaczego to działa?
- Unikasz sytuacji, w której kluczowi pracownicy nie mogą uczestniczyć.
- Pokazujesz, że szanujesz czas i zaangażowanie zespołu.
3. Bądź elastyczny – miej plan B
Nawet najlepiej zaplanowany event może napotkać nieprzewidziane przeszkody, takie jak nagłe zmiany w harmonogramie pracy czy niekorzystna pogoda. Dlatego warto rozważyć alternatywne terminy i mieć przygotowany plan awaryjny.
Dlaczego to działa?
- Jesteś przygotowany na niespodziewane zmiany.
- Zmniejszasz ryzyko odwołania lub przełożenia eventu.
4. Zaangażuj zespół w proces planowania
Włączenie pracowników w proces planowania nie tylko pomaga wybrać najlepszy termin, ale także zwiększa ich zaangażowanie i pozytywne nastawienie do wydarzenia. Możesz np. poprosić ochotników o pomoc w organizacji lub zorganizować burzę mózgów dotyczącą atrakcji.
Dlaczego to działa?
- Pracownicy czują się częścią procesu.
- Budujesz poczucie wspólnoty i odpowiedzialności.
5. Uwzględnij sezonowość i harmonogramy branżowe
Każda branża ma swoje specyficzne okresy wzmożonej pracy i spowolnienia. Przed wyborem terminu przeanalizuj kalendarz branżowy, aby uniknąć kolizji z ważnymi wydarzeniami lub okresami, w których pracownicy są szczególnie zajęci.
Dlaczego to działa?
- Unikasz konfliktu z obowiązkami zawodowymi.
- Zwiększasz szanse na pełne zaangażowanie uczestników.
6. Wybierz miesiące sprzyjające eventom
Niektóre miesiące są po prostu lepsze na organizację eventów niż inne. Maj, czerwiec, wrzesień i październik to idealne okresy, ponieważ:
- Pogoda sprzyja aktywnościom na świeżym powietrzu.
- Nie ma jeszcze świątecznej gorączki ani wakacyjnych wyjazdów.
Dlaczego to działa?
- Zapewniasz komfortowe warunki dla uczestników.
- Unikasz konkurencji z innymi wydarzeniami.
7. Priorytet: maksymalna frekwencja
W przypadku dużych firm trudno znaleźć termin, który będzie pasował absolutnie wszystkim. Jednak priorytetem powinno być znalezienie daty, która pozwoli na uczestnictwo jak największej liczbie osób. Im więcej pracowników weźmie udział, tym większy sukces eventu.
Dlaczego to działa?
- Budujesz zaangażowanie i integrację zespołu.
- Zwiększasz szanse na pozytywne wrażenia i feedback.
Podsumowanie
Wybór terminu na event firmowy to kluczowy element, który może zadecydować o sukcesie lub porażce wydarzenia. Pamiętaj, aby:
- Konsultować się z zespołem i kluczowymi działami.
- Mieć plan B na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.
- Wybierać miesiące sprzyjające eventom, takie jak maj, czerwiec, wrzesień i październik.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój event będzie cieszył się ogromnym zainteresowaniem, skontaktuj się z nami w TOP 360. Nasi eksperci pomogą Ci zaplanować każdy szczegół, aby Twoje wydarzenie było niezapomniane!
Czy masz już pomysł na swój event? Daj nam znać, a pomożemy Ci go zrealizować! 😊