Pikniki i festyny firmowe w kontekście podatku dochodowego

Okres, w którym można organizować plenerowe pikniki, festyny, biwaki czy rajdy, wiele przedsiębiorstw wykorzystuje do integracji zespołu. Tego typu wydarzenia zazwyczaj mają charakter rodzinny, co

oznacza, że uczestniczą w nich nie tylko pracownicy, ale także ich bliscy. Coraz częściej w firmowych spotkaniach integracyjnych biorą udział również osoby spoza organizacji, w tym współpracownicy działający w ramach umów B2B oraz kontrahenci. Wydatki związane z organizacją takich imprez firma ma obowiązek prawidłowo rozliczyć w kontekście podatku dochodowego.

Organizacja festynu firmowego i jego ujęcie w kosztach firmy 

• Pracownik i jego rodzina

  Środki na finansowanie wydatków związanych z integracją pracowniczą zazwyczaj pochodzą z funduszy obrotowych, a pracodawca organizujący wydarzenie nie rozróżnia świadczeń na rzecz uczestników, przyjmując jako kryterium socjalne. W odniesieniu do kosztów organizacji imprezy, organy podatkowe oraz sądy uznają, że obciążenie kosztów firmy takimi wydatkami jest możliwe, jeśli piknik lub festyn ma na celu integrację pracowników z firmą oraz zespołową konsolidację. Rozliczenie tych wydatków w kosztach jest wykluczone, jeśli spotkanie ma wyłącznie charakter towarzyski i służy jedynie wspólnemu spędzaniu czasu oraz konsumpcji. Dopiero gdy działania pracodawcy zmierzają do poprawy efektywności pracy, co może przełożyć się na wzrost przychodów firmy, wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję kosztu podatkowego.

W związku z takim podejściem fiskusa, pracodawca powinien zadbać o dokumentację potwierdzającą integracyjny i motywacyjny charakter wydarzenia (np. program imprezy z podsumowaniem osiągnięć firmy), zakres świadczonych usług oraz listę uczestników (np. lista obecności).

Fiskus nie ma również zastrzeżeń co do rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z udziałem w imprezach członków rodzin pracowników lub ich partnerów. Uznaje, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w towarzystwie bliskich osób sprzyjają lepszej komunikacji i budowaniu więzi w zespole. Udział osób towarzyszących wpływa także na stworzenie bardziej swobodnej atmosfery, zwiększenie zadowolenia pracowników oraz wzmocnienie poczucia akceptacji wartości społecznych, co przekłada się na większą motywację do pracy i lepszą integrację zespołu. Wszystkie te czynniki pozwalają, zdaniem fiskusa, na rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków związanych z udziałem bliskich pracowników w firmowych imprezach.

• Zarząd, rada nadzorcza, właściciele

  Większość firm zaprasza na imprezy integracyjne nie tylko pracowników, ale także członków rad nadzorczych, organów zarządzających oraz przedstawicieli właścicieli. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wydatki na rzecz udziałowców i członków rady nadzorczej nie mogą być uznane za koszty podatkowe (art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop). Oznacza to, że przedsiębiorca organizujący spotkanie integracyjne musi wyodrębnić część wydatków dotyczącą tych osób i wyłączyć ją z kosztów podatkowych.

• Współpracownicy B2B

  Jeśli chodzi o rozliczenie wydatków na integrację w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i współpracujących z firmą w ramach umów B2B, sytuacja jest bardziej skomplikowana. Organy podatkowe od dawna podważają zasadność ujmowania w kosztach podatkowych wydatków związanych z integracją B2B, jeśli nie są one częścią wynagrodzenia wynikającego z umowy. Argument, że integracja pracowników etatowych z samozatrudnionymi przynosi korzyści firmie, nie jest brany pod uwagę.

Przez pewien czas sądy administracyjne przyjmowały bardziej korzystne dla podatników stanowisko. Z ich orzeczeń wynikało, że wydatki na organizację imprez integracyjnych mieszczą się w definicji kosztów uzyskania przychodów, ponieważ budowanie relacji między osobami współpracującymi (niezależnie od formy zatrudnienia) wpływa pozytywnie na realizację zadań, co przekłada się na przychody firmy. Jednak wyrok NSA z 19 października 2022 r. (sygn. akt II FSK 572/22) zmienił tę tendencję. Sąd uznał, że skoro osoby współpracujące z firmą nie są jej pracownikami, wydatki na ich udział w imprezie integracyjnej nie mogą być uznane za koszty podatkowe. Zdaniem NSA, takie wydatki mają charakter reprezentacyjny, a nie integracyjny.

„(…) udział osób uprawnionych (pracowników i członków ich rodzin) w zagranicznej wycieczce o charakterze turystyczno-krajoznawczo-wypoczynkowym, której celem jest integracja pracowników (…), nie skutkuje powstaniem nieodpłatnego świadczenia (…)”.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23 marca 2023 r., nr 0115-KDIT2.4011.66.2023.1.KC

Przychód uczestnika imprezy

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się m.in. świadczenia pieniężne oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracownika (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) stwierdził, że przychód podatkowy u pracownika może powstać tylko w przypadku, gdy:

1. świadczenie zostało udzielone za jego zgodą (dobrowolnie),
2. zostało udzielone w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść majątkową,
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnie pracownikowi.

Z wyroku TK wynika również, że udział pracownika w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, nawet poza miejscem pracy, nie generuje po jego stronie przysporzenia majątkowego. Dotyczy to także udziału w imprezie członków rodziny pracownika.

W przypadku współpracowników B2B, fiskus utrzymuje stanowisko, że wartość nieodpłatnych świadczeń udzielanych przedsiębiorcom stanowi dla nich przychód podlegający opodatkowaniu (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 2 września 2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4011.544.2022.1.RK). W związku z tym, korzyści uzyskane na imprezie integracyjnej powinny być doliczone do przychodów z działalności gospodarczej i opodatkowane zgodnie z obowiązującymi zasadami. Organizator imprezy nie ma obowiązku potrącania zaliczek na podatek ani wystawiania informacji podatkowych.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)
• Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)

aktualizacja tekstu styczeń 2025

Wpis opisuje stan prawny na rok 2024