Venue Finding i Venue Hunting w praktyce

Venue Hunting, Finding – nowy trend w organizacji eventów czy raczej tworzenie definicji do istniejących wcześniej zjawisk

W 2016 roku Venue Hunting znalazł się w pierwszej dziesiątce raportu dotyczącego trendów w branży eventowej. Od tamtej pory popularność tego zjawiska nie maleje, a managerowie i organizatorzy coraz chętniej angażują się w poszukiwania idealnych lokalizacji. Czym dokładnie jest Venue Hunting i dlaczego warto go stosować? W TOP 360 zdradzamy, jak znaleźć miejsce „uszyte na miarę” Twojego wydarzenia za pomocą narzędzi Venue Finding

Czym jest Venue Hunting?

Venue Hunting to nic innego jak aktywne poszukiwanie idealnego miejsca na event. To proces, który polega na selekcji ofert, porównywaniu lokalizacji i odrzucaniu tych, które nie spełniają naszych oczekiwań. Dzięki temu trendowi organizatorzy mogą uniknąć pułapek związanych z nieaktualnymi ofertami czy niepolecanymi obiektami. Obecnie częściej stosuje się nazwę Venue Finding, a definiując agencje specjalizujące się w wyszukiwaniu lokalizacji jako Venue Finding Agency VFA

Kluczem do sukcesu jest korzystanie z narzędzi, które ułatwiają poszukiwania. Grupy dyskusyjne na Facebooku, fora internetowe czy portale branżowe to miejsca, gdzie gromadzą się doświadczeni organizatorzy. Dzielą się oni opiniami, rekomendacjami i ostrzegają przed obiektami, które nie spełniły ich oczekiwań.

Dlaczego Venue Finding zyskuje na popularności?

Organizacja eventu to wyzwanie, które wymaga elastyczności i kreatywności. Każde wydarzenie ma swój unikalny charakter – innej lokalizacji potrzebujemy na konferencję, a innej na piknik firmowy. Wierność jednemu miejscu może ograniczać nasze możliwości, a tymczasem wokół nas pojawiają się nowe, atrakcyjne oferty. Samo zjawisko nie jest nowe i nosi znamię odkrywania Ameryki na nowo bowiem zawsze organizacji imprez towarzyszyło odpowiednie rozpoznanie lokalizacji. Nie ulega jednak wątpliwości, że nastąpiła specjalizacja i pojawiły się w Internecie miejsca ułatwiające szybkie rozpoznanie miejsc, co jest znacznym ułatwieniem dla organizatorów. Wyspecjalizowane agencje w znacznej mierze opierają się o własne bazy danych i empiryczne doświadczenia z pracy z obiektami co pozwala na znacznie dokładniejsze dopasowanie odpowiedniej lokalizacji do eventu.

Venue Finding pozwala:

• Znaleźć miejsce dopasowane do charakteru eventu: Czy to kameralne spotkanie, czy duża konferencja – zawsze znajdziesz lokalizację, która spełni Twoje wymagania.
• Oszczędzić czas: Dzięki rekomendacjom i porównywaniu ofert w jednym miejscu unikniesz żmudnego przeszukiwania Internetu.
• Uniknąć pułapek: Opinie innych organizatorów pomogą Ci wybrać sprawdzony obiekt, a nie trafić na nieaktualną ofertę.

Dlaczego Venue Finding zyskuje na popularności?

Organizacja eventu to wyzwanie, które wymaga elastyczności, kreatywności i precyzji. Każde wydarzenie ma swój unikalny charakter – innej lokalizacji potrzebujemy na konferencję, a innej na piknik firmowy czy imprezę integracyjną. Wierność jednemu miejscu może ograniczać nasze możliwości, a tymczasem wokół nas pojawiają się nowe, atrakcyjne oferty.

Venue Finding  pozwala:

• Znaleźć miejsce dopasowane do charakteru eventu: Czy to kameralne spotkanie, duża konferencja, czy impreza plenerowa – zawsze znajdziesz lokalizację, która spełni Twoje wymagania.
• Oszczędzić czas: Dzięki rekomendacjom i porównywaniu ofert w jednym miejscu unikniesz żmudnego przeszukiwania Internetu i wielogodzinnych rozmów z przedstawicielami obiektów.
• Uniknąć pułapek: Opinie innych organizatorów pomogą Ci wybrać sprawdzony obiekt, a nie trafić na nieaktualną ofertę czy miejsce, które wygląda inaczej niż na zdjęciach.
• Zyskać pewność: Dzięki szczegółowym opisom, zdjęciom i recenzjom masz pełen obraz tego, czego możesz się spodziewać.

Jak działa Venue Finding w praktyce?

1. Korzystanie z portali branżowych
   Serwisy takie jak MiejscaKonferencyjne.pl, MojeKonferencje.pl czy SaleWeselne.com to prawdziwe skarbnice wiedzy. Dzięki nim możesz przeszukiwać bazy obiektów według kryteriów: lokalizacji, standardu, liczby osób czy dostępnych udogodnień. W jednym miejscu znajdziesz informacje o hotelach, restauracjach, halach sportowych, a nawet nietypowych lokalizacjach, takich jak zamki czy loftowe przestrzenie.
2. Rekomendacje i opinie
   Venue Finding opiera się na faktycznych doświadczeniach innych organizatorów. Dzięki komentarzom i ocenom możesz porównać obiekty pod kątem jakości usług, warunków technicznych, atmosfery czy elastyczności personelu. To ogromna wartość dodana, która pozwala uniknąć błędów i wybrać miejsce, które spełni Twoje oczekiwania.
3. Indywidualne doradztwo
   Wiele portali oferuje pomoc doradców, którzy przygotują listę obiektów spełniających Twoje wymagania. To ogromna oszczędność czasu, ponieważ kontakt z lokalizacjami odbywa się jednocześnie. Doradcy znają rynek, mają dostęp do aktualnych ofert i potrafią negocjować warunki wynajmu.
4. Szczegółowe informacje
   Portale branżowe zawierają nie tylko podstawowe dane, ale także informacje o dodatkowych udogodnieniach, takich jak miejsca parkingowe, dostępność dla osób niepełnosprawnych, zaplecze sportowe czy możliwość organizacji dodatkowych atrakcji. Dzięki temu możesz wybrać miejsce, które będzie idealnie dopasowane do potrzeb Twojego eventu.

Korzyści Venue Findingu dla organizatorów wydarzeń

Venue Finding to nie tylko moda, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie, które przynosi wymierne korzyści organizatorom wydarzeń. Oto najważniejsze z nich:

1. Oszczędność czasu
   Dzięki zebranym w jednym miejscu informacjom i rekomendacjom możesz szybko znaleźć kilka obiektów spełniających Twoje wymagania. Nie musisz tracić czasu na przeszukiwanie Internetu czy dzwonienie do dziesiątek miejsc.
2. Gwarancja jakości
   Bazując na opiniach innych organizatorów, masz pewność, że wybierasz sprawdzony obiekt. To szczególnie ważne w przypadku dużych eventów, gdzie każdy błąd może mieć poważne konsekwencje.
3. Elastyczność i kreatywność
   Venue Finding pozwala odkrywać nowe, nietypowe lokalizacje, które mogą nadać Twojemu wydarzeniu wyjątkowy charakter. Dzięki temu możesz zaskoczyć uczestników i stworzyć event, który zapadnie im w pamięć.
4. Oszczędność pieniędzy
   Dzięki porównywaniu ofert i negocjowaniu warunków wynajmu możesz znaleźć miejsce, które spełni Twoje oczekiwania w rozsądnej cenie. Dodatkowo, unikniesz kosztów związanych z błędnymi decyzjami.
5. Bezpieczeństwo i pewność
   Dzięki szczegółowym opisom, zdjęciom i recenzjom masz pełen obraz tego, czego możesz się spodziewać. To szczególnie ważne w przypadku eventów o wysokiej randze, gdzie każdy detal ma znaczenie.

TOP 360 – Twój partner w Venue Finding

W TOP 360 wiemy, że wybór idealnej lokalizacji to klucz do sukcesu każdego eventu. Dlatego oferujemy kompleksowe wsparcie w poszukiwaniu miejsca, które spełni Twoje oczekiwania. Dzięki naszemu doświadczeniu i wiedzy o trendach eventowych pomożemy Ci znaleźć obiekt, który zachwyci uczestników i sprawi, że Twoje wydarzenie będzie niezapomniane.

Nasz zespół doradców zna rynek eventowy od podszewki i wie, jakie lokalizacje sprawdzą się najlepiej w przypadku konkretnych typów wydarzeń. Dzięki współpracy z nami zyskasz nie tylko oszczędność czasu, ale także pewność, że Twój event odbędzie się w idealnym miejscu.

Zorganizuj z nami swój wymarzony event!
TOP 360 – Twój partner w organizacji wydarzeń, które inspirują. 🌟