Konferencja czy kongres to prestiżowe wydarzenie wymagające umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, planowania, realizowania i koordynowania działań.

Firma MAESTRO dostarcza niezbędne know-how do zaplanowania i realizacji konferencji na potrzeby biznesu czy nauki. Zapewniamy skoordynowane, przemyślane działania, których podstawą zawsze jest merytoryczny i bardzo szczegółowy plan konferencji. Opracujemy go już na początku naszej współpracy, abyś mógł na bieżąco poznawać kolejne etapy naszej pracy.

Profesjonalna obsługa eventów i sprzęt konferencyjny do wynajęcia

Organizacja każdej imprezy to bardzo odpowiedzialne i czasochłonne zadanie, które wymaga wiedzy i doświadczenia i zaufanego personelu. Warto więc powierzyć to zadanie sprawdzonej firmie takiej, jak MAESTRO. Posiadamy wieloletnie doświadczenie przy organizacji i obsłudze konferencji oraz innych eventów. We współpracy z nami zorganizujesz konferencje oraz inne eventy o charakterze biznesowym i rozrywkowym.

Współpraca z MAESTRO to oszczędność Twojego czasu i pieniędzy

Podejmując współpracę z MAESTRO możesz być więc pewny, że Twoje wydarzenie zostanie zorganizowane szybko i sprawnie. Nasza znajomość branży pozwala nam także wynegocjować dla Ciebie najlepsze warunki współpracy oraz zagwarantować oszczędność pieniędzy czasu i nerwów.

Kompleksowa organizacja i obsługa eventów w MAESTRO

Organizacja i obsługa konferencji  to usługa, która obejmuje wszystko, co niezbędne do kompleksowej organizacji każdego wydarzenia. MAESTRO znajdzie i wybierze dla Ciebie najlepszy obiekt, zapewni profesjonalny sprzęt konferencyjny dopasowany do wielkości oraz rangi Twojego wydarzenia, zorganizuje catering oraz zadba o prawidłowy przebieg całego eventu.

Usługa organizacja i obsługa konferencji w MAESTRO obejmuje m. in.:

PRACA KONCEPCYJNA

• Pomoc w opracowaniu koncepcji wydarzenia
• Rekrutacja dodatkowego personelu organizacyjnego
• Udział w działaniach marketingowych

WYSZUKANIE OBIEKTU ANALIZA DOSTĘPNEJ BAZY

• Opracujemy raport porównawczy trzech obiektów
• Zaprezentujemy szczegółowy raport o wybranym przez Państwa obiekcie
• Dokonamy niezbędnych rezerwacji

REJESTRACJA I OBSŁUGA UCZESTNIKÓW IMPREZY

• Projekt zaproszeń, wydruk i przekazanie ich uczestnikom
• Wykorzystanie naszego systemu rejestracji gości – rejestracja, opłaty online
• Zorganizowanie recepcji wydarzenia
• Prowadzenie bazy danych uczestników
• Raporty uczestnictwa, frekwencji (dostępne w czasie rzeczywistym)
• Kontrola wstępu do sal konferencyjnych
• Infolinia dla uczestników
• Przyjmowanie Płatności od uczestników
• Wykonanie oprogramowania informacyjnego – plan obiektu, harmonogram
• Wykonanie aplikacji zwiększających interakcje – ankiety, konkursy itp.

OBSŁUGA TECHNICZNA

• Osobisty nadzór nad całym wydarzeniem
• Przygotowanie wyposażenia sal konferencyjnych
• Profesjonalny sprzęt do prezentacji
• Organizacja Recepcji
• Personel techniczny i hostessy
• Rejestracja sesji (audio, wideo i foto)

TRANSPORT

• Transport wszystkich uczestników na miejsce imprezy
• Transfery z/na lotnisko
• Transfery na miejsce imprez towarzyszących
• Transfery wahadłowe
• Usługi dla VIP-ów
• Transport i spedycja materiałów konferencyjnych, sprzętu i scenografii

PROJEKT PROGRAMU IMPREZ TOWARZYSZĄCYCH

• Atrakcje artystyczne i rozrywkowe
• Rekreacja na miejscu imprezy
• Wycieczki

CATERING

• Wybranie podmiotu lub współpraca z firmą cateringową będącą operatorem na obiekcie
• Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
• Ustalenie menu z uwzględnieniem wymogów programu, względów dietetycznych i budżetu
• Aranżacja sal sprzyjająca nawiązywaniu kontaktów i realizacji celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji)
• Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia, atrakcje)
• Nadzór nad estetyką, liczbą i jakością posiłków i obsługi

TŁUMACZENIA

• Tłumaczenia materiałów drukowanych
• Tłumaczenia symultaniczne (kabinowe)
• Tłumaczenia konsekutywne
• Bezprzewodowe systemy obsługi tłumaczeń
• Kabiny do tłumaczeń i sprzęt techniczny

MATERIAŁY KONFERENCYJNE

• Prace graficzne, IT,  -projekt logo i identyfikacji wizualnej konferencji
• Projekt, wydruk i wysyłka materiałów konferencyjnych:
• – zaproszeń i broszur informacyjnych
• – komunikatów konferencyjnych (announcements)
• – formularzy zgłoszeniowych i rezerwacyjnych
• – wstępnego i ostatecznego programu
• Druk sprawozdań i abstraktów (na papierze i na płytachCD)
• Identyfikatory dla uczestników
• Torby konferencyjne, długopisy, notesy i mapy
• Materiały promocyjne miast i regionów Polski
• Tablice informacyjne: kierunkowe i wizerunkowe
• Transport i spedycja materiałów do i z miejsca konferencji

ZAKRES USŁUG W TRAKCIE KONFERENCJI

• Przeszkolenie i oprowadzenie personelu i podwykonawców po obiekcie
• Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu
• Nadzór nad pracą sekretariatu, recepcji i informacji
• Stała kontrola prawidłowego przebiegu programu: obsługi technicznej, transportu, cateringu, czystości i wietrzenia sal
• Realizacja dodatkowych zamówień
• Informowanie personelu o każdej zmianie programu
• Zapobieganie sytuacjom kryzysowym
• Reagowanie na wypadki i nagłe potrzeby gości
• Zarządzanie programami towarzyszącymi
• Kontrola faktur, rachunków i rozliczeń

ZAKRES USŁUG PO KONFERENCJI

• Przygotowanie szczegółowych raportów
• Analiza rezultatów ankiet ewaluacyjnych
• Rozliczenie budżetu, kosztów i przychodów z konferencji
• Przygotowanie rekomendacji dla organizatorów kolejnych edycji spotkania