Zrównoważony rozwój na konferencjach i wydarzeniach – czego oczekiwać od organizatorów i podwykonawców?

Wydarzenia biznesowe, konferencje i eventy branżowe stają się dziś nie tylko okazją do networkingu czy wymiany wiedzy, ale również platformą odpowiedzialnych działań. Zrównoważony rozwój w eventach to coraz częściej standard, którego oczekują uczestnicy, sponsorzy i partnerzy.

Ale aby konferencja faktycznie była zrównoważona, konieczna jest współpraca wszystkich stron – od organizatorów po podwykonawców. Sprawdź, jakie kryteria warto wziąć pod uwagę i czego można wymagać, planując wydarzenie w duchu odpowiedzialności.

---

Odpowiedzialność organizatora – fundament zrównoważonego eventu

Organizator pełni kluczową rolę – to on nadaje ton całemu wydarzeniu i decyduje, w jaki sposób zostaną wdrożone zasady zrównoważonego rozwoju. Czego należy od niego oczekiwać?

1. Strategii zrównoważonego eventu – jasno określone cele (np. redukcja emisji CO₂, minimalizacja odpadów, wspieranie lokalnych dostawców).

2. Transparentności – raportowania działań i efektów (np. ile odpadów udało się zredukować, jaki procent cateringu stanowiły produkty lokalne).

3. Edukacji uczestników – materiały informacyjne, warsztaty, prelekcje związane z ekologią i odpowiedzialnością społeczną.

4. Innowacji technologicznych – aplikacje zamiast drukowanych materiałów, transmisje online, narzędzia do śledzenia śladu węglowego.

---

Podwykonawcy w duchu sustainability* – jakie kryteria powinni spełniać?

Podwykonawcy – dostawcy cateringu, firmy techniczne, operatorzy logistyczni – w ogromnym stopniu wpływają na to, czy konferencja będzie naprawdę zrównoważona. Jakie wymagania można (a nawet trzeba) wobec nich stawiać?

Catering

• menu oparte na produktach sezonowych i lokalnych,

• opcje wegetariańskie i wegańskie jako standard,

• rezygnacja z jednorazowych plastikowych naczyń,

• ograniczenie marnowania żywności (np. poprzez współpracę z organizacjami charytatywnymi).

Obsługa techniczna i scenografia

• korzystanie z energooszczędnego oświetlenia i sprzętu,

• stosowanie wielokrotnego użytku elementów scenicznych i dekoracyjnych,

• możliwość wynajmu zamiast zakupu jednorazowych rozwiązań.

Logistyka i transport

• zachęcanie do carpoolingu i transportu publicznego,

• dostępne punkty ładowania rowerów i samochodów elektrycznych,

• współpraca z przewoźnikami oferującymi floty niskoemisyjne.

Druk i materiały promocyjne

• rezygnacja z papieru na rzecz rozwiązań cyfrowych,

• jeśli druk – to tylko na papierze z recyklingu i ekologicznymi farbami,

• materiały promocyjne i gadżety przydatne i trwałe, np. bidony, torby bawełniane.

---

Dlaczego to ważne?

Wdrażanie zasad zrównoważonego rozwoju w eventach to nie tylko kwestia wizerunku. To realne działanie na rzecz:

• ochrony środowiska – mniejsza emisja CO₂, mniej odpadów, oszczędność energii,

• lokalnej gospodarki – wsparcie dla producentów i dostawców z regionu,

• uczestników – rosnące oczekiwania wobec firm i organizacji w zakresie odpowiedzialności społecznej.

Firmy i instytucje, które dbają o te aspekty, są postrzegane jako nowoczesne, wiarygodne i godne zaufania. Co więcej, coraz więcej sponsorów i partnerów biznesowych oczekuje od wydarzeń właśnie takiego podejścia.

---

Przyszłość eventów należy do zrównoważonych działań

Konferencje i wydarzenia w duchu sustainability to nie chwilowa moda, ale nowy standard, który z każdym rokiem będzie jeszcze bardziej wymagany przez rynek.

Dlatego już dziś warto stawiać konkretne wymagania wobec organizatorów i podwykonawców – od ekologicznego cateringu, przez odpowiedzialną logistykę, po edukację uczestników.

Wspólnie możemy sprawić, że każde wydarzenie będzie nie tylko merytoryczne i inspirujące, ale także przyjazne środowisku i społeczności.

*(z ang. sustainable development – zrównoważony rozwój)

Checklista zrównoważonego rozwoju dla branży eventowej

1. Przyjazny środowisku dojazd

Pytanie	/ ✘
Czy informują Państwo publiczność szczegółowo o ekologicznych możliwościach dojazdu?
Czy współpracują Państwo z partnerem oferującym „zielone bilety” w celu kompensacji emisji związanych z dojazdem?
Czy bilet obejmuje bezpłatne korzystanie z transportu publicznego?
Czy oferują Państwo bilety na wydarzenie np. we współpracy z PKP lub innymi lokalnymi dużymi przewoźnikami

2. Efektywność energetyczna

Pytanie	/ ✘
Czy monitorują Państwo zużycie energii w sposób całościowy – od biura, przez transport, aż po samo wydarzenie – aby zoptymalizować oszczędność energii?
Czy obliczają Państwo indywidualne zużycie energii elektrycznej podczas wydarzeń?
Czy preferują Państwo odnawialne źródła energii i prąd ekologiczny?
Czy korzystają Państwo z technologii LED?
Czy podczas transportu zwracają Państwo uwagę na efektywność i pełne wykorzystanie pojazdów?
Czy Państwa usługodawcy mogą wykazać się ukierunkowaniem na zrównoważony rozwój?

3. Zrównoważone zakupy, ponowne użycie, recykling

Pytanie	/ ✘
Czy przy podejmowaniu decyzji zakupowych biorą Państwo pod uwagę etyczne i ekologiczne konsekwencje?
Czy rezygnują Państwo z zakupów prowadzących do wylesiania, zanieczyszczenia gleby lub wody, czy też wykorzystywania ludzi?
Czy minimalizują Państwo odpady opakowaniowe?
Czy unikają Państwo bezużytecznych jednorazowych gadżetów reklamowych od sponsorów itp.?
Czy preferują Państwo materiały z recyklingu?
Czy kontrolują Państwo etyczne źródła nowych materiałów?
Czy uwzględniają Państwo możliwość ponownego użycia lub recyklingu nowych materiałów?
Czy zapewniają Państwo jednoznacznie, kolorystycznie i wielojęzycznie oznakowane pojemniki do segregacji odpadów, także bioodpadów?

4. Jedzenie i napoje

Pytanie	/ ✘
Czy preferują Państwo lokalne i sezonowe produkty spożywcze?
Czy wybierają Państwo lokalnych producentów żywności ekologicznej, a w przypadku napojów – dostawców bio oraz firmy reinwestujące część przychodów w projekty zrównoważonego rozwoju?
Czy wszystkie oferowane produkty mięsne, rybne i mleczne są certyfikowane i możliwe do prześledzenia?
Czy uwzględniają Państwo rosnące zainteresowanie dietą wegetariańską i wegańską?
Czy podejmują Państwo działania w celu zbiórki i redystrybucji nadwyżek żywności?
Czy całkowicie eliminują Państwo produkty zawierające olej palmowy?
Czy zapewniają Państwo wodę z kranu do ponownego napełniania butelek?
Czy wybierają Państwo produkty sprawiedliwego handlu (fair trade), takie jak herbata, kawa, cukier czy czekolada, z odpowiednimi certyfikatami (np. Fair Trade, Rainforest Alliance)?

5. Plastik i jednorazowe tworzywa sztuczne

Pytanie	/ ✘
Czy wyeliminowali Państwo z wydarzenia jednorazowe butelki plastikowe, kubki, słomki, torby foliowe, zbędne opakowania i styropian?
Czy zapewniają Państwo wielorazowe naczynia?
Czy unikają Państwo żywności z nadmiernym lub nierecyklingowalnym opakowaniem?

6. Ograniczenie zużycia wody i ryzyka zanieczyszczeń środowiska

Pytanie	/ ✘
Czy podjęli Państwo działania zapobiegające powstawaniu i marnowaniu ścieków?
Czy wszyscy uczestnicy korzystają wyłącznie z ekologicznych środków czystości?
Czy zapobiegają Państwo potencjalnie szkodliwym zanieczyszczeniom gleby i wody poprzez działania prewencyjne?
Czy toalety w lokalizacjach zewnętrznych są przyjazne środowisku, czyste i dostosowane do potrzeb?

7. Etyczne ręczniki, odzież i gadżety reklamowe

Pytanie	/ ✘
Czy ręczniki, odzież i gadżety wykonane są z etycznych i ekologicznych włókien (np. bawełna organiczna) oraz produkowane w sposób zrównoważony?

8. Brak zbędnych wydruków, tylko papier FSC/PEFC z recyklingu

Pytanie	/ ✘
Czy unikają Państwo niepotrzebnych wydruków, korzystając z materiałów cyfrowych i aplikacji eventowych?
Czy stosują Państwo wyłącznie certyfikowany, etyczny lub z recyklingu papier – również do papieru toaletowego, serwetek, biletów czy identyfikatorów?
Czy tusz do niezbędnych wydruków jest pochodzenia biologicznego?

9. Lokalne noclegi i hotele

Pytanie	/ ✘
Czy dbają Państwo o krótkie odległości między miejscem wydarzenia a zakwaterowaniem?
Czy preferują Państwo obiekty noclegowe o niskim wpływie na środowisko lub posiadające certyfikaty ekologiczne?

10. Lokalny transport / shuttle service

Pytanie	/ ✘
Czy zapewniają Państwo możliwie najbardziej ekologiczny i dopasowany do potrzeb transport?
Czy starannie wybierają Państwo środki transportu pod kątem wyposażenia, certyfikacji i rozkładów jazdy?
Czy stosują Państwo pojazdy elektryczne/hybrydowe lub wspólne shuttle busy?

11. Dostępność, sprawiedliwość społeczna, inkluzja

Pytanie	/ ✘
Czy uwzględniają Państwo aspekt dostępności, równości i włączenia społecznego?
Czy oznakowanie jest wystarczające i dobrze czytelne?
Czy zapewniają Państwo tłumacza języka migowego w razie potrzeby?

12. Ukierunkowana komunikacja dla 360° zrównoważonego rozwoju

Pytanie	/ ✘
Czy prowadzą Państwo przejrzystą strategię komunikacji i informacji w zakresie zrównoważonego rozwoju, obejmującą publiczność oraz usługodawców?
Czy oferują Państwo wsparcie, informacje oraz systemy kaucyjne lub inne rozwiązania sprzyjające ograniczaniu odpadów i budowaniu lojalności klientów?
Czy Państwa partnerzy zajmujący się promocją wydarzeń posiadają profil zrównoważonego rozwoju?
Czy stosują Państwo ekologiczny druk do nieuniknionych materiałów (ulotki, plakaty, reklama)?

13. Pomiar i kompensacja emisji CO2

Pytanie	/ ✘
Czy mierzą Państwo emisję CO2?
Czy wyciągają Państwo z wyników pomiarów kluczowe działania i potencjały poprawy?
Czy współpracują Państwo z profesjonalnymi firmami i dostawcami offsetowymi przy wdrażaniu strategii zrównoważonego rozwoju?