Jak zorganizować udaną imprezę wigilijną

Wstęp

Wszyscy kochamy dobrą firmową imprezę świąteczną, to świetny sposób na świętowanie zamknięcia roku, ale zorganizowanie  udanej firmowej imprezy świątecznej  może być stresujące! Niezależnie od tego, czy chcesz zorganizować proste przyjęcie w biurze, czy planujesz zrobić duże wrażenie i szukasz efektu WOW, nasze wskazówki pomogą Ci zaplanować bezstresową i udaną firmową imprezę świąteczną.

Pamiętaj, że nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć planować firmową imprezę świąteczną. Z reguły zaczynamy działania z 2 miesięcznym wyprzedzeniem.. Masz mniej czasu – nic nie szkodzi – wprowadź się w świąteczny nastrój i zacznij planować zakończenie roku, korzystając z naszego przewodnika krok po kroku.

Wigilia firmowa czy warto ją organizować?

Wiele firm organizuje liczne imprezy integracyjne, które mają na celu stworzenie przyjemnej atmosfery wśród pracowników. Jedną z takich okazji jest wigilijne spotkanie pracowników. Czy organizacja kolejnego spotkania może przynieść realne korzyści dla zespołu?

Urządzenie imprezy wigilijnej wpływa na firmę i pracowników na wielu płaszczyznach i zapewnia liczne profity. Poniżej wskazaliśmy niektóre z nich.

• Skrócenie dystansu na linii szef – pracownik. Efektywna praca zespołu w dużej mierze zależy od codziennej atmosfery panującej w biurze oraz komunikacji między pracownikami a pracodawcą. Okazuje się, że pracownicy pozostający w przyjaznych relacjach ze swoim szefem zdecydowanie chętniej angażują się w swoje zadania służbowe i są dużo bardziej produktywni. Organizując nawet niewielką wigilię firmową zyskasz w oczach swoich podwładnych. To okazja do dobrej zabawy, wspólnego posiłku czy otrzymania pewnych benefitów, takich jak premia, bony podarunkowe czy upominki świąteczne.
• Stworzenie zgranego zespołu. Kolejną zaletą organizowania spotkań firmowych jest dobra atmosfera w biurze, a co za tym idzie usprawnienie komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami. Wówczas zmniejsza się prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktów, a wszelkie zadania są załatwiane szybko i sprawnie.
• Zrelaksowanie pracowników. Nie od dziś wiadomo że wypoczęty i zrelaksowany pracownik jest zdecydowanie bardziej wydajny i chętny do współpracy aniżeli ten zestresowany, przytłoczony i zawalony obowiązkami. Wigilia firmowa to wspaniała okazja do doskonałej zabawy oraz wyjątkowa sposobność do “naładowania akumulatorów”.
• Wiedza na temat odczuć i opinii pracowników. Miła, przyjazna atmosfera to świetny moment, aby zachęcić pracowników do wypowiedzenia szczerych opinii dotyczących warunków pracy w firmie. Czy chcieliby coś usprawnić albo zwrócić uwagę na aspekty, nad którymi warto popracować? Takie dyskusje dobrze wpływają na odczucie przynależności do zespołu oraz stanowią dla pracowników sygnał, że ich zdanie się liczy i jest bardzo istotne dla pracodawcy.

Zacznijmy od początku

Data spotkania

Boże Narodzenie to pracowity okres, najbardziej pracowity w roku dla wielu osób, jeśli chodzi o wydarzenia towarzyskie, więc kalendarze szybko się zapełniają. Oznacza to, że chcesz jak najwcześniej wyznaczyć konkretną datę. Wyślij potencjalne opcje do pracowników, aby zorientować się, jaka jest preferowana data, odpowiedzi dadzą ci również wskazówki dotyczące liczby osób na wydarzenie. Pamiętaj, że nie możesz zadowolić wszystkich, więc zazwyczaj najlepiej jest kierować się „zasadami większości” przy wyborze daty. Zwykle czwartki i piątki są najpopularniejsze, dlatego czas rezerwacji ma znaczenie – zrób to jak najwcześniej, aby uniknąć rozczarowania.

Budżet

Wielkość budżetu będzie miała ostatecznie ogromny wpływ na rodzaj świątecznego przyjęcia dla personelu, które zorganizujesz, determinując wszystko, od jedzenia i alkoholu po rozrywkę i wybór miejsca. Jest to niezwykle pomocne dla wszystkich zaangażowanych dostawców, jeśli masz jakieś pojęcie o swoim budżecie przed poproszeniem o wyceny. Dowiedz się, ile pieniędzy możesz wydać. Musisz to wiedzieć jak najwcześniej w procesie, aby nie zacząć planować czegoś zupełnie nierealnego.

Lista gości, zaproszenia

Aby zapewnić dobrą frekwencję, zalecamy wysłanie wiadomości e-mail z informacją „zapisz datę” do wszystkich, gdy tylko zdecydujesz się na datę. Na tym etapie nie ma znaczenia, czy znasz szczegóły imprezy, ważniejsze jest, aby na wydarzenie przybyło jak najwięcej osób. Zaplanuj również, kiedy wyślesz oficjalne zaproszenia i datę RSVP, pamiętaj, aby zarezerwować trochę czasu na przekazanie ostatecznej liczby gości i wymagań dietetycznych do firmy cateringowej lub lokalu, a także na zaplanowanie rozkładu miejsc, jeśli organizujesz formalną kolację z miejscami siedzącymi.

Styl wydarzenia

Ważne jest, aby mieć pomysł na to, co chcesz osiągnąć dzięki wydarzeniu, zanim zdecydujesz się na rodzaj imprezy, którą chcesz zorganizować. Typ imprezy zazwyczaj mieści się w jednej z trzech kategorii: impreza w stylu koktajlowym, zwykle z przekąskami, posiłek w formie bufetu z miejscami siedzącymi, który może również obejmować pieczeń lub grilla, lub formalny posiłek z spożywany przy stołach (mile widziane okrągłe stoły) i serwowany na talerzach. Po podjęciu decyzji o stylu imprezy możesz zacząć rozważać opcje miejsca.

Akcenty, scenografia

Impreza świąteczna powinna wywoływać jak najwięcej pozytywnych emocji. Pomogą w tym także odpowiednie dekoracje, takie jak:

• choinka,
• jemioła,
• lampiony,
• sztuczny śnieg,
• girlandy i łańcuchy, lampki

Różnorodne akcenty świąteczne mają być też widoczne na stołach. Gałązki świerku i piękny stroiki wprowadzą wszystkich w zaczarowany klimat.

Lokalizacja, Twoje miejsce imprezy

Jeśli miejsce nie będzie znajdować się w Twojej siedzibie/biurze, zacznij badać potencjalne miejsca i sporządź krótką listę opcji. Rozważając potencjalne miejsca, weź pod uwagę opłaty za wynajem miejsca, pojemność, dostęp (lokalizację, transport publiczny, opcje parkowania, dostęp dla osób niepełnosprawnych). Zastanów się, jak będzie się poruszać po pomieszczeniu; scena, parkiet taneczny, zaplecze i rejestracja, szatnia, toalety. Czy ruch gości będzie naturalny czy jakieś pomieszczenia wymagają dodatkowego wskazania. Zajrzyj do toalet czy spełniają Twoje standardy. Jeśli jedzenie ma być przygotowywane na miejscu, weź pod uwagę wielkość kuchni i zaplecze kuchenne. Jeśli masz swoje typy lokalizacji sprawdź komentarze w Social mediach i profilu firmy w Mapach Google – często na bazie tych informacji można uniknąć przykrych rozczarowań. I pamiętaj, im wcześniej zarezerwujesz miejsce, tym lepiej – nic dziwnego, że dobre miejsca szybko się sprzedają.

Dostawcy usług cateringowych, wybór menu i wymagania dietetyczne

Jeśli organizujesz przyjęcie świąteczne w swoim lokalu/biurze lub w miejscu, które nie ma własnego cateringu, musisz zbadać opcje cateringu Ważne jest, aby uzyskać wymagania dietetyczne, gdy goście potwierdzają swoją obecność, upewni się, że goście zostaną odpowiednio obsłużeni.

Wybór napojów

Jeśli organizujesz wydarzenie w lokalu, lokal będzie miał do wyboru kilka pakietów napojów. Jeśli jednak organizujesz przyjęcie świąteczne w swoim lokalu/biurze, możliwości wyboru napojów są nieograniczone. Zdecyduj czy wybierasz open bar (droższe rozwiązanie) czy wskazujesz konkretne ilości danych alkoholi i płacisz za tzw. butelkę.

Organizując mniej formalne imprezy możesz spotkać się z tzw. korkowym.

Co to jest korkowe?

Korkowe to nic innego jak dodatkowa opłata pobierana za możliwość wniesienia własnego alkoholu na salę, na której odbywać ma się impreza. Mówi się, że jest to opłata za możliwość przechowywania, schładzania, udostępnianie szkła i podawania alkoholu przez kelnerów w trakcie imprezy..

Jak naliczane jest korkowe?

Naliczanie może odbywać się w różne sposoby, oto najpopularniejsze z nich:

• Od każdej wniesionej butelki alkoholu.
• Od otwartej butelki trunku. Jest to rozwiązanie korzystniejsze dla Was z tego względu, że nie musicie płacić za zapas, który na pewno pozostanie po imprezie. Płacicie tylko za alkohol, który rzeczywiście został spożyty podczas imprezy.
• Kwota ustalona z góry i pobierana bez względu na ilość wniesionego i wypitego alkoholu.

Dress code

Niezależnie od tego czy spotkanie wigilijne organizujesz w swoim biurze czy w najdroższej restauracji postaraj się ustalić Dress Code jaki obowiązywać ma na imprezie.

 Sprzęt, meble, tematyka i sprzęt audiowizualny (AV)

Większość obiektów będzie miała te przedmioty i usługi dostępne wewnętrznie lub u preferowanych dostawców kontraktowych. Jednak jeśli organizujesz firmową imprezę świąteczną w lokalu który nie ma np. nagłośnienia, mikrofonów itp. jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Zleć organizację wigilii firmowej profesjonalistom

Wigilią firmową i jej organizacją może zająć się też profesjonalna agencja eventowa. Kompleksowa realizacja wydarzenia od A do Z ma kilka niezaprzeczalnych atutów.

• Za organizację zabrali się profesjonaliści – koniec ze stresem, że coś nie wyjdzie
• Sprawdzone atrakcje – z reguły agencje eventowe posiadają cały portfel zweryfikowanych w boju wykonawców
• Korzyści finansowe –negocjujemy każdy element w Twoim imieniu, a na koniec zyskujesz jedną fakturę co jest korzystne fiskalnie

Prezenty dla pracowników

Co raz więcej firm stosuje konwencję wspólnej wymiany prezentowej – każdy z pracowników losuje komu podaruje prezent, kupuje i wręcza dany upominek podczas wigilii. Oczywiście wszystko to w określonym wcześniej budżecie – przeważnie to symboliczne kwoty w wysokości 20 lub 50 zł. 

Są również firmy, w których to pracodawca dba o prezenty – najczęściej spotykane:

• karty prezentowe do określonych sklepów;

• kosz pełen niespodzianek ze słodyczami i winem;
• gadżety biznesowe – kalendarze, notatniki, eleganckie pióra.

Obserwując zeszłoroczne trendy prezentowe zauważyliśmy także, że wielu pracowników umawia się na składkę dla domów dziecka, schroniska dla zwierząt czy innej wybranej organizacji charytatywnej. Firmy angażują się także w świąteczne akcje, takie jak np. Szlachetna Paczka podczas której pracownicy deklarują wsparcie materialne dla wybranej rodziny zrzucają się wspólnie na zakup określonych towarów albo dzielą się między sobą listą świątecznych zakupów dla danej rodziny.

Harmonogram, terminy

Wykonaj dokładny harmonogram np. w arkuszu EXCEL lub w dedykowanym do takich celów oprogramowaniu -Twój arkusz  pomoże Ci zachować porządek i upewnić się, że wszystko pozostanie na właściwej drodze, aby wydarzenie przebiegało sprawnie. Pamiętaj, aby uwzględnić godziny wszelkich prezentacji, nagród lub przemówień z podziękowaniami, ponieważ będzie to ważne dla Twojego dostawcy usług cateringowych lub miejsca, aby o tym wiedział podczas planowania obsługi. Jeśli planujesz firmową prezentację, przekaż materiał wcześniej aby sprawdzić poprawność wyświetlania na TV, ekranie projektora czy ekranie LED

Pamiętaj również o uwzględnieniu informacji o tym, kiedy, kto, co i gdzie! Dołącz wszystkie nazwiska, numery telefonów i adresy e-mail osób kontaktowych oraz wszelkie kluczowe dokumenty, które zebrałeś po drodze, takie jak menu. Upewnij się, że wysyłasz kopię arkusza bieżącego do wszystkich osób zaangażowanych w organizację wydarzenia, w tym dostawców, kierowników miejsc, artystów itp.

Jeśli zatrudniasz wykonawców dzień wcześniej wykonaj do każdego z nich kontrolny telefon, omów jeszcze raz wszystkie ustalenia punkt po punkcie  i poproś o kontakt z organizatorem gdy tylko wykonawca pojawi się na miejscu.

Wigilia firmowa jako koszt podatkowy

Zgodnie z definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w ustawie o PIT, są nimi wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Wskazano w nim wydatki, przy których bez znaczenia pozostaje fakt, że przyczyniły się do uzyskania przychodu – nie stanowią one zatem kosztów w żadnym wypadku.

Na wstępie należy się zastanowić, czy wydatki na spotkania pracownicze zorganizowane w celach spędzenia wspólnej kolacji wigilijnej spełniają wskazaną definicję kosztów podatkowych. Zgodnie z zamierzeniem pracodawcy, omawiane spotkania przyczyniają się do integracji pracowników oraz poprawy relacji pomiędzy zatrudnionymi a pracodawcą. Organizowanie takich inicjatyw może w efekcie przyczynić się do rozwoju wydajności pracy, a także identyfikacji pracowników z przedsiębiorstwem. Dodatkowo nakłady poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały wykazane w katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1).

Kolacja wigilijna dla kontrahentów

Wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego, w którym będą uczestniczyć kontrahenci nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Wynika to z art. 23. ust. 1 pkt 23, -za koszty nie można uznać wydatków poniesionych na reprezentację, szczególnie tych poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.  Przykładem takiego stanowiska może być interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora KIS z dnia 16.08.2021r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP

Wigilia dla pracowników a podatek VAT

Przedsiębiorcom, którzy zdecydują się na zorganizowanie wigilii dla pracowników, co do zasady przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Trzeba jednak pamiętać o ogólnym wykluczeniu z możliwości odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych. Podatnikom nie wolno bowiem odliczyć VAT-u od faktur za nocleg lub usług hotelowych i gastronomicznych, bez względu na to, z jakimi inicjatywami są powiązane. Mówi o tym art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Co to oznacza w praktyce? Jeżeli na fakturze za wigilię firmową występuje odrębna pozycja opisana jako „usługa gastronomiczna”, to związanego z nią podatku VAT nie można odliczyć. Rozwiązaniem tego problemu jest wynajęcie agencji eventowej która jako organizator  przejmie na siebie księgowanie kosztów cząstkowych i wystawie jedną fakturę ze wskazaniem w treści: usługa kompleksowej organizacji spotkania, w takim przypadku cały VAT można odliczyć (mimo że mamy świadomość, że w jej zakresie jest usługa gastronomiczna).

Analizując kwestię pełnego odliczenia VAT od wydatków na organizację spotkania wigilijnego trzeba uwzględnić, kto brał udział w tej Wigilii (pracownicy, ich rodziny, a może również współpracownicy B2B czy kontrahenci). Można bowiem spotkać się z tezą, że w części, w jakiej wydatki dotyczą np. rodzin pracowników, prawo do odliczenia nie przysługuje. Znaleźć można w tym zakresie też orzeczenia – np. wydane przez WSA we Wrocławiu z 3 sierpnia 2023 r., sygn. akt I SA/Wr 154/23/23 – które wskazują, że spółka ma prawo odliczyć VAT naliczony, gdy organizuje firmowe spotkania (w tym Wigilie), gdy uczestnikami są członkowie rodzin pracowników lub przedstawiciele samorządu lokalnego.

Jak zaksięgować fakturę za kolację wigilijną dla pracowników?

Faktura za wigilię pracowniczą, która według swoich założeń spełnia cele motywacyjno-integracyjne, a co za tym idzie może przełożyć się na przyszłe przychody całego przedsiębiorstwa, powinna zostać zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13. Kolumna ta poświęcona jest pozostałym wydatkom firmy. Z kolei w pełnej księgowości taki koszt powinien być ujęty na koncie związanym z kosztami pracowniczymi (innymi świadczeniami na rzecz pracowników).